ビジネスフォンの子機だけ交換したい！自分でできる作業範囲と費用を解説

オフィスや店舗で使っているビジネスフォンの子機が故障してしまい、「交換したいが、費用はどれくらいかかるのか？」「そもそも自分で交換できるものなのか？」と悩んでいませんか。

本記事では、ビジネスフォンの子機だけ交換する場合の費用相場、自分で交換する具体的な手順、専門業者へ依頼する際の流れまでを解説します。

ビジネスフォンと子機の役割

家庭用電話機が基本的に1つの電話番号（1回線）で同時に1つの通話しかできないのに対し、ビジネスフォンは、複数の外線と内線を共有・管理できるのが最大の特徴です。 これにより、複数の社員が同時に外線通話を行ったり、社員同士で内線通話を行ったりすることが可能になります。

このシステムの中で、実際に手にとって通話をするための電話機が「子機」です。子機は、主装置と呼ばれる電話システムの中核をなす交換機に接続されて機能します。

子機の種類と特徴

ビジネスフォンの子機は、大きく分けて以下の種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社の使い方に合ったものを選びましょう。

• 卓上型電話機（有線）: オフィスで最も一般的に利用されているコード付きの電話機です。主装置と物理的なケーブルで接続されるため、通信が安定している点がメリットです。
  
• コードレス電話機（無線）: 配線を気にせず、オフィス内の様々な場所で利用できるのが特徴です。コードレス電話機はさらに2種類に分かれます。
  • アナログコードレス: 比較的安価に導入できますが、通信距離が短く、ノイズが入りやすい場合があります。
  • デジタルコードレス: 高音質で通信が安定しており、セキュリティも高いですが、アナログに比べて高価になる傾向があります。

ビジネスフォン子機の選び方

基本的な知識を押さえたところで、次に子機を選ぶ際の具体的なポイントを解説します。自社の状況に合わせて、最適な一台を見つけましょう。

使用目的に応じた選定

まずは、誰が、どこで、どのように使うのかを明確にしましょう。

例えば、オフィス内を移動しながら対応することが多いスタッフであれば「コードレス電話機」が便利ですし、常に自席で電話を受ける業務であれば安定性の高い「卓上型電話機」が適しています。

予算に応じた選択肢

子機の価格は、新品か中古かによって大きく異なります。

コストを最優先するなら中古品も選択肢になりますが、保証期間が短い、または無い場合がほとんどのため注意が必要です。長期的な利用を考えるなら、メーカー保証の付いた新品が安心です。

互換性の確認の重要性

ビジネスフォン子機の交換で最も重要なのが「互換性」の確認です。

子機は、オフィスに設置されている主装置とセットで動作するように設計されています。そのため、メーカーが違う子機はもちろん、同じメーカーであっても主装置の機種（シリーズ）が異なると、原則として動作しません。

安易に「同じメーカーだから大丈夫だろう」と判断して互換性のない子機を購入してしまうと、全く機能せず、無駄な投資になりかねません。購入前には必ず、現在使用している主装置のメーカー・型番と、購入予定の子機が対応しているかを確認してください。

ビジネスフォン子機の交換・増設にかかる費用

子機交換の総費用は、「子機本体の価格」と、業者に依頼する場合の「工事費」で構成されます。ここでは、それぞれの費用相場を詳しく見ていきましょう。

子機本体の価格相場

子機本体の価格は、種類や新品・中古かによって大きく変動します。

工事費の内訳と相場

専門業者に交換を依頼した場合、一般的に以下の工事費が発生します。

これらの費用を合計すると、業者に依頼した場合の工事費は、子機1台あたりおおよそ20,000円～30,000円が目安となります。

ただし、これはあくまで基本的な作業料金です。例えば、NTTのサービスを利用する場合、工事時間を指定すると追加料金（時刻指定工事費）が発生したり、夜間や深夜、年末年始の工事には割増料金が適用されたりします。正確な費用を知るためには、必ず事前に業者へ見積もりを依頼しましょう。

ビジネスフォン子機の交換方法

子機を交換するには、「自分で交換する」方法と「専門業者に依頼する」方法の2つがあります。それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。

自分で交換する手順と注意点

コストを抑えたい場合、自分で交換できるかどうかが最も気になるところでしょう。

結論から言うと、利用者自身で交換が可能なのは、「有線の卓上型電話機」を「全く同じ型番の機種」に交換する場合に限定されます。 コードレス電話機や、少しでも型番が異なる電話機への交換は、専門業者による工事が必須です。

【NTT製ビジネスフォンの場合：TEN番号の設定】NTT製のビジネスフォンシステムを利用している場合、上記に加えて「TEN番号」という設定を自分で行う必要があります。これは、各電話機を識別するためのIDで、古い電話機と新しい電話機で同じ番号に合わせる作業です。（※他メーカーのシステムでは設定方法が異なるか、不要な場合があります。）

1. 古い電話機の裏側にある「TEN」と書かれた3つのダイヤルを確認し、番号を控える。
2. 新しい電話機のTEN番号ダイヤルを、控えた番号と全く同じに設定する。（先の細いドライバーなどを使用）
3. 電話線（モジュラーコード）を接続し、ディスプレイに内線番号が正常に表示されれば完了。

このTEN番号設定を間違えたり、他の電話機と重複したりするとエラーが表示され、電話機は使えません。

専門業者に依頼する流れ

自分で交換できない場合や、作業に不安がある場合は、専門業者に依頼するのが最も確実です。依頼した場合、一般的に以下の流れで進みます。

1. 問い合わせ・ヒアリング: 現在使用しているビジネスフォンのメーカー・型番、交換したい台数などを業者に伝えます。
2. 現地調査・見積もり: 業者がオフィスの環境を確認し、正式な見積書を提出します。必ず2〜3社から相見積もりを取り、料金とサービス内容を比較検討しましょう。
3. 契約・工事日程の調整: 依頼する業者を決定し、契約を締結します。業務への影響が少ない日時で工事日程を調整します。
4. 設置工事: 技術者が訪問し、子機の交換、配線、主装置の設定などを行います。
5. 最終確認・利用開始: 工事完了後、担当者立ち会いのもとで、発着信や各種機能が正常に動作するかを必ず確認します。問題がなければ作業完了です。

ビジネスフォン子機の設定とトラブルシューティング

ここでは、子機交換後に発生しがちな設定の疑問やトラブルについて解説します。

基本的な設定手順

子機の基本的な設定は、交換時のデータ設定作業で業者が行います。短縮ダイヤルの登録や着信音の変更といった個別設定は、電話機の取扱説明書を見ながら利用者自身で変更できる場合がほとんどです。

よくあるトラブルと解決策

ビジネスフォン子機の故障と対処法

子機の故障は突然やってきます。万が一の際に慌てないよう、原因と対処法を知っておきましょう。

よくある故障の原因と判断基準

子機が故障する主な原因には、「物理的な破損（落下など）」「経年劣化による内部部品の消耗」「水濡れ」などがあります。

「特定のボタンだけ反応しない」「通話中に雑音が頻繁に入る」といった症状は、修理よりも交換を検討すべきサインかもしれません。

修理・交換の対応方法

メーカーの保証期間内であれば、無償で修理・交換してもらえる可能性があります。保証期間が過ぎている場合は、有償での修理が必要です。

ただし、古い機種の場合は修理部品がなく対応できなかったり、修理費用が新品を購入するのと変わらなかったりするケースも少なくありません。その場合は、修理にこだわらず、新しい子機への交換を検討するのが賢明です。

ビジネスフォン子機のメンテナンス

子機を少しでも長く、快適に使い続けるためには、日々の簡単なメンテナンスが効果的です。

定期的なメンテナンスの重要性

定期的なメンテナンスは、突然の故障リスクを低減させ、通話品質を維持するために重要です。

電話機は精密機器であり、ホコリや手垢が故障の原因になることもあります。業務に支障が出る前に、定期的なケアを心がけましょう。

自分でできるメンテナンス方法

専門的な知識は不要です。以下のような簡単なメンテナンスを定期的に行いましょう。

• 清掃: 乾いた柔らかい布で、電話機本体やボタンの隙間、受話器などを拭き、ホコリや汚れを取り除きます。
• 配線チェック: 電話線のプラグがしっかり差し込まれているか、コードに損傷がないかを目で見て確認します。
• バッテリー管理（コードレス）: コードレス電話機のバッテリーは消耗品です。充電の持ちが悪くなってきたと感じたら、バッテリーの交換を検討しましょう。

システム見直しのススメ

もし、お使いのビジネスフォンシステムが導入から5年以上経過している場合、今回の子機の故障は、システム全体が寿命を迎えつつあるサインかもしれません。

今後、主装置の故障など、より深刻なトラブルが発生するリスクも考えられます。この機会を、単なる子機の交換だけでなく、自社の通信インフラ全体を見直す好機と捉えてみてはいかがでしょうか。

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