ビジネスフォンの主装置とは？失敗しない選び方から導入費用まで徹底解説

ビジネスフォンの心臓部である「主装置」は、単に電話を繋ぐだけの箱ではありません。

この記事では、ビジネスフォンの主装置について、基本的な知識から、後悔しないための「選び方の基準」、そして「導入にかかる費用の相場」を解説します。

ビジネスフォンの主装置とは

まず、ビジネスフォンの中心的な役割を担う主装置が、どのようなもので何をしているのかを解説します。

ビジネスフォンの主装置とは、複数の外部電話回線（外線）と社内にある多数の電話機（内線）を集約し、通信を効率的に制御する装置のことです。

家庭用電話機は基本的に1対1の通話しかできませんが、ビジネスフォンでは主装置があることで、限られた回線を複数の電話機で共有したり、社員同士で内線通話したりといった、ビジネスに不可欠な電話環境が実現します。

いわば、オフィス全体の電話システムの「司令塔」といえる中心的な機器です。

主装置の役割と機能

主装置の最も基本的な役割は、外線と内線、または内線同士の通話を制御することです。これにより、以下のようなビジネスに特化した機能が利用可能になります。

• 内線通話: 社内の電話機同士で無料通話ができます。
• 保留・転送: 受けた電話を保留にしたり、別の担当者の電話機に転送したりできます。
• グループ着信: 部署の代表番号にかかってきた電話を、複数の電話機で同時に鳴らせます。
• 代表番号発信: どの電話機からかけても、会社の代表番号を相手に通知できます。

さらに、ユニットと呼ばれる拡張基板を追加すれば、通話録音や留守番電話、自動音声応答（IVR）といった、より高度な機能も利用できます。

主装置の種類

主装置は、利用する電話回線の種類によって、大きく3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社の環境に合ったものを選びましょう。

アナログ主装置

昔ながらのアナログ電話回線に接続するタイプの主装置です。導入コストが比較的安いというメリットはありますが、機能がシンプルでノイズが乗りやすいといったデメリットもあります。

現在では後述するデジタル主装置やIP主装置が主流のため、新規で導入されるケースは少なくなっています。

デジタル主装置

ISDN回線のようなデジタル回線に接続するタイプの主装置です。アナログに比べて音声品質がクリアで、盗聴されにくいのが特徴です。また、1つの回線契約で同時に2つの通話ができる（2チャネル）など、アナログよりも効率的に回線を利用できます。

IP主装置

インターネットプロトコル（IP）技術を利用し、光回線などのインターネット回線に接続する主装置で、IP-PBXとも呼ばれます。

PCやスマートフォンを内線電話として利用できるため、テレワークやフリーアドレスといった現代的な働き方に柔軟に対応できるのが最大の強みです。拠点間の通話も内線扱いとなり、通信コストの削減にもつながります。

主装置の選び方

主装置の導入で失敗しないためには、自社の現状と将来の展望を考慮した上で、いくつかの重要なポイントを確認する必要があります。ここでは、主装置を選ぶ際に必ず確認しておきたい4つのポイントを紹介します。

接続可能な電話機の台数

主装置には、接続できる電話機の最大台数が定められています。「現在の従業員数」だけでなく「将来的な事業拡大や人員増加」を見越して、余裕のあるキャパシティを持つ主装置を選ぶことが重要です。

目先のコストだけを考えてギリギリの機種を選ぶと、増員時に主装置ごと交換する必要が生じ、結果的に大きなコストがかかる可能性があります。

外線数の考慮

外線数とは、同時に外線通話ができる数（チャネル数）を指します。チャネル数が不足すると、電話が「話し中」でつながらず、顧客からの着信を逃す機会損失につながります。

一般的に必要なチャネル数は「従業員数の3分の1程度」が目安とされていますが、電話の利用頻度が高い部署やコールセンター業務がある場合は、より多くのチャネル数が必要になります。

必要な機能とカスタマイズ性

主装置によって搭載されている機能や、追加できるオプションは様々です。「通話録音機能はコンプライアンス上必須」「IVR（自動音声応答）で電話の一次対応を自動化したい」など、自社の業務に必要な機能を洗い出し、それが実現可能かを確認しましょう。

耐用年数と交換時期の考慮

ビジネスフォン主装置の交換を検討する上で、最も重要なのが「いつ交換すべきか」というタイミングの見極めです。多くの場合「故障してから」と考えがちですが、それでは手遅れになる可能性があります。

交換時期の目安は、法定耐用年数である「6年」です。

これは税法上の減価償却期間ですが、多くのメーカーがこの期間に合わせて製品販売終了後の部品保有期間を「7年」程度と定めていることが多いためです。つまり、導入から7年を過ぎると故障しても修理部品がなく、修理自体ができなくなるリスクが非常に高まります。

「まだ使えるから」と交換を先延ばしにすると、以下のような深刻な事態を招きかねません。

• 突然の故障による業務停止: 主装置が停止すると全ての電話が不通になり、ビジネスが完全にストップします。
• 高額な緊急対応費用: 緊急でシステムを入れ替えることになれば、相見積もりを取る時間もなく、割高な費用を請求される可能性があります。
• セキュリティリスクの増大: 古いIP主装置はセキュリティ更新が提供されず、サイバー攻撃の標的となる危険性があります。

故障による業務停止や、部品枯渇による修理不能のリスクを避けるためにも、導入から6〜7年を目安に計画的な入れ替えを検討することが、最も賢明な判断といえます。

ビジネスフォン主装置の設置と工事

主装置の導入には、専門業者による設置工事が不可欠です。ここでは、工事の主な流れとポイントを解説します。

回線工事の流れ

まず、MDF（主配線盤）から主装置を設置する場所まで電話回線を引き込む配線工事が行われます。その後、主装置を設置し、各電話機への配線と接続作業に進みます。

電話機設置工事のポイント

オフィスのレイアウトに合わせて各デスクに電話機を設置し、配線を整えます。フリーアドレスのオフィスなどでは、床や壁の中に配線を隠蔽する工事が必要になる場合もあります。

主装置設定工事の重要性

設置工事が完了したら、主装置の各種設定を行います。内線番号の割り当て、転送設定、グループ着信の設定など、企業の運用に合わせてシステムをカスタマイズする、非常に重要な工程です。この設定次第で、業務効率が大きく変わります。

PBXとクラウド電話の違い

近年、主装置の選択肢として、物理的な機器をオフィスに設置する従来の「オンプレミス型PBX」に加え、インターネット経由で機能を利用する「クラウドPBX」が急速に普及しています。両者の違いを理解することは、現代の電話システム選びにおいて欠かせません。

オンプレミス型PBXの特徴

オンプレミス型PBXは、自社内に主装置を設置・所有するモデルです。

高額な初期投資が必要になりますが、自社のネットワーク内で運用するため安定した通話品質を確保しやすく、セキュリティを細かく制御できるメリットがあります。保守・運用は自社で行うか、専門業者との保守契約が必要です。

クラウドPBXの利点

クラウドPBXは、ベンダーがインターネット上で提供するPBX機能を、月額料金で利用するサービスです。

主装置の購入や設置工事が不要なため、初期費用を大幅に抑えられます。 また、PCやスマートフォンを内線端末として使えるため、テレワークとの相性も抜群です。システムの維持・管理は全てベンダーが行うため、運用負荷が軽いのも大きなメリットです。

ビジネスフォン主装置の価格相場

主装置の価格は、接続する電話機の台数やチャネル数、搭載する機能によって大きく変動します。ここでは、オンプレミス型PBXを導入する場合の一般的な価格相場を紹介します。

小規模オフィス向けの価格

従業員10名程度までの小規模オフィスの場合、主装置本体、電話機、設置工事費を含めた初期費用の相場は、20万円～50万円程度です。基本的な機能に絞ることで、コストを抑えられます。

中規模・大規模オフィス向けの価格

従業員50名程度までの中規模オフィスでは80万円～200万円程度、100名を超える大規模オフィスやコールセンターなどでは400万円以上が目安となります。接続台数や機能が増えるほど、価格は高額になります。

ビジネスフォン主装置の導入を成功させるために

自社にとって最適な電話システムを導入し、長期的に活用していくためには、機器の選定から導入後の運用までを見据えることが大切です。

ニーズに合った主装置の選定

これまで解説してきた通り「規模」「チャネル数」「必要な機能」「働き方への対応」といった観点から、自社の現在と未来のニーズを正確に把握し、それに合致した主装置（またはクラウドPBX）を選定することが成功の鍵です。

導入後のサポート体制

導入後のトラブルに迅速に対応してもらえるか、操作方法について気軽に相談できるかなど、ベンダーのサポート体制は非常に重要です。特に社内にIT専門の担当者がいない場合は、保守・サポートが充実しているベンダーを選ぶと安心です。契約前にサポートの範囲や内容をしっかり確認しましょう。

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