ビジネスフォンのおすすめ機種を徹底比較！選び方のポイントも

オフィスの新設や移転に伴い、「自社の規模に合ったビジネスフォンはどれか」「導入や運用にどれくらいの費用がかかるのか」「どんな機能があれば業務が効率化するのか」など、悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

ビジネスフォンは単なる電話機ではなく、企業のコミュニケーション基盤を支え、生産性を左右する戦略的なツールといえます。本記事では、中小企業のオフィスに最適なビジネスフォンの選び方から、主要メーカーのおすすめ機種、導入にかかるコストについて、解説します。

ビジネスフォンの選び方

最適なビジネスフォンを選ぶためには、まず自社の状況を正しく把握することが重要です。ここでは、ビジネスフォンを選ぶ際に必ずチェックしておきたい3つのポイントをご紹介します。

導入目的に応じた選び方

なぜビジネスフォンを導入するのか、その目的を明確にすることが最初のステップです。「顧客からの問い合わせ対応をスムーズにしたい」「社内のコミュニケーションを活性化させたい」「営業活動の効率を上げたい」など、目的によって必要な機能や最適なシステムは大きく異なります。

目的が明確になれば、数ある選択肢の中から自社に本当に必要なものだけを効率的に選び出せます。

必要な機能を見極める

ビジネスフォンには基本的な通話機能以外にも、業務効率を高めるための様々な機能が搭載されています。

例えば、担当者不在時に他の電話へ自動で着信を転送する「転送機能」や、かかってきた電話を一旦保留にして別の担当者が受けられる「保留機能」は、ほとんどのビジネスフォンに備わっている基本的な機能です。

さらに、かかってきた電話番号からPC画面に顧客情報を表示する「CTI連携」、自動音声ガイダンスで着信を振り分ける「IVR機能」、コンプライアンス強化や応対品質向上に役立つ「通話録音機能」といった、より高度な機能も存在します。導入目的と照らし合わせ、自社にとって費用対効果の高い機能を見極めましょう。

予算に応じた選択肢

ビジネスフォンの導入には、機器の購入や設置工事にかかる「初期費用」と、月々の回線利用料や保守費用などの「ランニングコスト」が発生します。

伝統的なオフィス内に交換機を設置する「オンプレミス型」は初期費用が高額になる傾向がある一方、クラウド上で機能を利用する「クラウドPBX」は初期費用を大幅に抑えることが可能です。

目先の初期費用だけでなく、数年にわたる運用コストまで含めた総所有コスト（TCO）を算出し、自社の予算に合った無理のない選択をすることが重要です。

おすすめのビジネスフォンメーカー6選

国内のビジネスフォン市場は、長年の実績と信頼を誇るメーカーによって形成されています。ここでは、主要メーカーとその特徴、中小企業におすすめの代表的な機種をご紹介します。

NTTのビジネスフォン

「電話といえばNTT」といわれるほどの高い知名度と信頼性が最大の強みです。全国に広がるサポート網により、どこにオフィスを構えても迅速な対応が期待できます。最新の「SmartNetcommunity αZX II」シリーズは、スマートフォン連携やクラウドサービスとの連携にも対応しており、現代的な働き方をサポートします。

NECのビジネスフォン

大企業から中小企業まで、あらゆる規模に対応できる柔軟な拡張性がNECの強みといえるでしょう。主装置をユニット式にすることで、事業の成長に合わせて無駄なくシステムをスケールアップできます。「UNIVERGE Aspire」シリーズは、多拠点の内線化やテレワーク対応機能が強力で、企業の成長戦略を力強く支えます。

SAXAのビジネスフォン

中小企業に特化することで、高い技術力とコストパフォーマンスを両立しています。「PLATIA Ⅲ」シリーズに搭載されている高機能なスマートフォン連携アプリ「MLiner」は、多くの企業から高く評価されています。また、防水・防塵仕様の電話機や、人感センサーと連携したセキュリティ機能など、現場のニーズに応えるユニークな機能も提供しています。

Panasonicのビジネスフォン

長年培ってきたブランドイメージによる信頼感と、多彩な機能を搭載しつつ、ユーザーが使いやすいインターフェースを追求しており、様々なビジネスシーンで高いパフォーマンスを発揮します。ただし、現在パナソニックは自社での新規開発は行わず、他社メーカーのOEM製品を主力としています。そのため、機種選定の際は製造元メーカーの技術力や特徴も考慮に入れると良いでしょう。

IWATSUのビジネスフォン

岩崎通信機（IWATSU）は、クリアで高品質な音声通話技術に強みを持ちます。独自の機能を搭載したモデルも多く、特定の業界に特化した製品も展開。音声品質を何よりも重視する企業にとって、有力な選択肢となるでしょう。

NAKAYOのビジネスフォン

ナカヨは、コストパフォーマンスに優れた製品ラインナップで知られています。特に、専門的な知識がなくても直感的に操作できるシンプルなインターフェースは、IT担当者がいない中小企業にとって大きなメリットといえるでしょう。基本的な機能をしっかり押さえつつ、導入・運用コストを最小限に抑えたい場合に最適です。

ビジネスフォンのメリットとデメリット

多くの企業で利用されているビジネスフォンですが、導入を検討する上ではメリットとデメリットの両方を正しく理解しておくことが大切です。

ビジネスフォンのメリット

ビジネスフォンの最大のメリットは、複数の外線と内線を効率的に共有・管理できる点にあります。これにより、複数の社員が同時に外線通話を行ったり、社員同士で無料の内線通話を行ったりすることが可能です。

また、保留転送やグループ着信、通話録音といったビジネスに特化した機能は、顧客対応の品質向上と業務の効率化に大きく貢献します。適切に活用することで、ビジネスチャンスの拡大やコスト削減にも繋がるでしょう。

ビジネスフォンのデメリット

一方で、デメリットも存在します。特に、オフィスに物理的な機器を設置するオンプレミス型の場合、主装置や電話機の購入、設置工事などで高額な初期費用がかかることがあります。

また、システムの運用や設定変更にはある程度の専門知識が求められるため、IT担当者がいない企業にとっては負担になる可能性も否めません。故障時の対応も、迅速なサポート体制がなければ業務に支障をきたすリスクとなります。

ビジネスホフォンの機能比較

ビジネスフォンの導入を成功させる鍵は、自社のニーズに合ったシステム形態を選ぶことです。ここでは、特に重要な比較ポイントとなる「クラウド型」と「オンプレミス型」の違いについて解説します。

クラウド型とオンプレミス型の違い

ビジネスフォンのシステムは、心臓部であるPBX（電話交換機）をどこに置くかによって、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。この違いを理解することが、最適なシステム選びの鍵を握ります。

オンプレミス型は、自社に物理的な主装置を設置する従来からある方法です。初期投資は高額になりがちですが、自社の要件に合わせて細かくカスタマイズでき、インターネット回線の状況に左右されない安定した通話品質が魅力です。

対照的にクラウドPBXは、インターネット経由でPBX機能を利用するサービスです。物理的な機器が不要なため初期費用を大幅に削減でき、導入もスピーディに行えます。スマートフォンを内線化してテレワークに対応したり、事業規模の拡大・縮小に柔軟に対応できたりと、現代的な働き方にマッチしています。

クラウドPBXも選択肢に入れよう

かつてビジネスフォンといえばオンプレミス型が主流でしたが、現在ではクラウドPBXが中小企業にとって極めて有力な選択肢となっています。

初期費用を抑えて迅速に電話環境を構築したい、従業員のテレワークを推進したい、将来の事業拡大に備えて柔軟なシステムを導入したい、といったニーズを持つ企業にとって、クラウドPBXは多くの課題を解決してくれるでしょう。オンプレミス型に固執せず、クラウドPBXも必ず比較検討の対象に加えることをお勧めします。

ビジネスフォンの導入前に確認すべきポイント

導入を決定する前に、費用や工事に関する具体的なポイントを確認しておけば、後のトラブルを未然に防げます。

初期費用の内訳

初期費用は主に「機器代」と「工事・設定費」で構成されます。オンプレミス型の場合、主装置と電話機本体の費用に加え、配線工事やシステム設定のための技術料が発生します。見積もりを取る際は、何にいくらかかるのか、内訳を詳細に確認することが重要です。

月額費用の計算方法

ランニングコストとしては、NTTなどに支払う「回線利用料」や「通話料」に加え、オンプレミス型の場合は「保守費用」、クラウド型の場合は「サービス利用料」がかかります。特にクラウドPBXはプランやオプションが多彩なため、自社に必要な機能が含まれているか、将来的にユーザーが増えた場合の料金体系はどうなるかなどを細かくシミュレーションしておきましょう。

工事期間と準備物

オンプレミス型の導入には、主装置の設置や配線工事が伴います。オフィスの規模にもよりますが、契約から利用開始まで数週間から1ヶ月以上かかることもあります。移転や新設のスケジュールに合わせて、早めにベンダーと打ち合わせを開始することが肝心です。工事当日にスムーズに作業が進むよう、設置場所の確保など、必要な準備についても事前に確認しておきましょう。

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