ビジネスフォンからホームテレホンへ乗り換える！デメリットや作業手順を解説

「高機能なビジネスフォンはオーバースペックかもしれない」「もっとコストを抑えたい」といった理由で、オフィスの電話設備の見直しを検討したことはないでしょうか。特に小規模オフィスやSOHO（スモールオフィス・ホームオフィス）では、安価なホームテレホンが選択肢になるかもしれません。

しかし、価格だけで安易に選んでしまうと、業務に必要な機能が不足し、かえって非効率を招くことにもなりかねません。

本記事では、ビジネスフォンからホームテレホンへの切り替えを検討中の方へ向けて、自社に最適な選択をするための判断基準や、実際に入れ替える手順について、解説します。

ビジネスフォンからホームテレホンに切り替える理由

ビジネスフォンからホームテレホンへの切り替えが検討される背景には、多くの場合、コストや運用に関する課題が潜んでいます。ビジネスフォンが抱える特有の課題と、ホームテレホンが持つ魅力を理解し、切り替えの目的を明確にしましょう。

ビジネスフォンのコストと運用負担

ビジネスフォンの導入には、電話機本体のほかに「主装置」と呼ばれる電話交換機の設置が必須です。この主装置が高価な上、専門業者による設置工事費も発生するため、初期費用は数十万円から、規模によっては数百万円に達することもあります。

また、リース契約でも月々の支払いが発生し、保守メンテナンス契約を結べばランニングコストはさらに増加します。事業規模の変化などにより、これらのコストが負担となり、見直しを検討するケースが増えています。

家庭用電話機の利便性と機能

ホームテレホンは、家庭用電話機のように設置が簡単な点が大きな魅力です。専門業者による大がかりな工事は基本的に不要で、利用者自身で設置できるモデルも多いため、導入の手間とコストを大幅に削減できます。

操作もシンプルで直感的なので、誰でもすぐに使いこなせるでしょう。基本的な通話や留守番電話、内線通話といった機能は備えており、小規模なオフィスであれば十分な場合も少なくありません。

事業規模の変化への対応

企業の成長や組織変更、リモートワークの導入といった事業環境の変化は、必要な電話設備のスペックに影響を与えます。

例えば、従業員数が減ったり、オフィスに出社する人数が少なくなったりした場合、ビジネスフォンの持つ多機能性や拡張性が過剰になることがあります。このような状況でホームテレホンへ切り替えることは、固定費を削減し、経営を効率化するための合理的な選択肢となり得ます。

ビジネスフォンとホームテレホンの機能比較

ビジネスフォンとホームテレホンのどちらを選ぶべきかを判断する上で、両者の機能的な違いを理解することが重要です。特に「同時通話数」「追加機能」「拡張性」の3点が、重要な判断基準となります。

通話機能の違い

両者の最大の違いは、同時に通話できる数（チャネル数）にあります。

ホームテレホンは、1つの電話番号で最大2チャネル（同時に2人まで）しか通話できません。3人目が電話をかけようとすると、通話中になってしまいます。

一方、ビジネスフォンは主装置によって複数の回線を制御するため、3人以上が同時に通話可能です。内線通話機能も、多数の部署や従業員間での円滑な連携を前提とした高度な設計がなされています。

追加機能の比較

ビジネスシーンで役立つ高度な機能の有無も大きな相違点です。

ビジネスフォンでは、通話録音、IVR（自動音声応答、「〇〇の方は1番を」という案内）、CRM（顧客管理システム）連携といった機能を追加できます。これらは顧客対応の品質向上や業務効率化に直結する機能です。

対照的に、ホームテレホンにこれらの高度なビジネス機能は搭載されていません。

拡張性の違い

将来的な事業規模の拡大に対応できるかも、重要なポイントです。

ビジネスフォンは、主装置のユニットを追加・交換することで、電話機の台数や回線数を柔軟に増やせます。企業の成長に合わせてシステムを拡張できる設計思想に基づいています。

一方、ホームテレホンは拡張性がほとんどなく、接続できる子機の台数にも上限が設けられています。将来的に従業員が増える可能性がある場合は、この点を十分に考慮する必要があります。

ホームテレホンへの切り替え時の注意点

コスト削減のメリットが大きいホームテレホンですが、切り替える際にはいくつかの注意点が存在します。「こんなはずではなかった」と後悔しないために、事前にポイントを押さえておきましょう。

電話番号の移行手続き

現在使用している会社の電話番号を、切り替え後も継続して利用できるかは極めて重要です。

同じNTTの回線であれば、多くの場合「番号ポータビリティ」制度を利用して番号を引き継げます。しかし、契約状況や回線の種類によっては引き継げないケースもあるため、必ず事前に通信事業者へ確認してください。

通信環境の確認

ホームテレホンは、基本的にアナログ回線やISDN回線に接続して使用します。オフィスの電話回線の種類や配線状況によっては、そのまま接続できない可能性も考えられます。

現在の通信環境が、購入を検討しているホームテレホンに対応しているか、あらかじめ確認しておくと移行がスムーズです。

データ移行とバックアップ

ビジネスフォンの電話帳機能に多数の連絡先を登録している場合、データ移行の方法を考慮する必要があります。

多くのビジネスフォンは、登録データを外部に出力する機能を備えていません。そのため、ホームテレホンへ切り替える際は、手動で連絡先を再登録する手間が発生する可能性があることを念頭に置きましょう。

ホームテレホンのメリットとデメリット

これまで見てきたように、ホームテレホンへの切り替えにはメリット・デメリット双方の側面があります。最終的な判断を下すため、それぞれのポイントを整理し、自社の状況と照らし合わせてみましょう。

メリット：コスト削減とシンプルな操作

ホームテレホンの最大のメリットは、そのコストパフォーマンスの高さにあります。高価な主装置や専門的な設置工事が不要なため、初期費用をビジネスフォンの数分の一に抑えることが可能です。

また、月々の保守契約も不要なため、ランニングコストは回線使用料と通話料のみと、非常にシンプルかつ経済的です。操作が簡単で、誰でもすぐに使える点も大きな魅力でしょう。

デメリット：機能の制限

デメリットは、機能がビジネス用途に最適化されていない点です。特に、同時に2人までしか通話できないという制約は、ビジネスの機会損失に直結する可能性があります。

また、通話録音やIVR（自動音声応答）といった、顧客対応の品質向上や業務効率化に貢献する機能は利用できません。これらの機能が自社の事業に必要かどうか、慎重な判断が求められます。

ビジネス利用での限界

ホームテレホンは、あくまで家庭用電話機に小規模オフィス向けの機能を追加した製品です。そのため、電話の利用頻度が高い、あるいは従業員数が3名以上になる可能性があるオフィスでは、機能的な限界に直面するでしょう。

「安価だから」という理由だけで導入すると、結果的に業務が非効率になり、再度ビジネスフォンや他のシステムに入れ替えるといった、二度手間と余計なコストが発生しかねません。

ビジネスフォンからホームテレホンへの切り替え手順

ビジネスフォンからホームテレホンへ円滑に移行するには、事前の確認と準備が不可欠です。ここでは、切り替えの具体的な手順を3つのステップで解説します。

現在の契約内容の確認

まず、現在利用中のビジネスフォンの契約内容を正確に把握しましょう。特にリース契約の場合は、契約期間や中途解約に関する条項（違約金の有無など）の確認が不可欠です。

契約書が見当たらない際は、契約先の通信事業者やリース会社に問い合わせてください。この確認を怠ると、予期せぬ費用が発生する可能性があるため、必ず最初に着手しましょう。

必要な機器の選定

次に、自社の業務に見合うホームテレホンを選定します。同時に通話する可能性のある人数（チャネル数）や、必要な子機の台数を考慮して選びます。

ホームテレホンは、コードレス子機の台数やFAX機能の有無など、製品によって仕様が異なります。デザインやサイズも含め、自社のオフィス環境や用途に合った最適な一台を選定してください。

設置作業の流れ

ホームテレホンの設置は、ビジネスフォンに比べて非常にシンプルです。多くの場合、既存の電話回線のモジュラージャックに親機を接続し、子機の充電と設定を行えば利用を開始できます。

ただし、設置場所によっては配線の延長が必要だったり、複数の電話回線を使っていたりする場合は、簡単な作業が必要になることもあります。不明な点は購入店や通信事業者に相談するとよいでしょう。

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