アプリでスマホを内線化できる？メリット・デメリットや導入費用の相場を解説

テレワークの導入後、会社の代表電話への対応や社員への電話の取り次ぎが非効率になっていないでしょうか。その解決策として注目を集める「内線アプリ」への理解を深めるために、この記事では「内線アプリ」の基本的な仕組みやメリット・デメリット、そして混同されがちなクラウドPBXとの違いを解説します。

内線アプリとは

内線アプリとは、従業員個人のスマートフォンやPCに専用アプリケーションをインストールするだけで、会社の電話機として利用できるサービスです。多くの場合、これは「クラウドPBX」という技術を基盤としています。

このアプリを導入すると、従業員は場所を問わず、会社の代表番号で電話の発着信や、社員同士での無料の内線通話が可能です。

内線アプリの仕組み

内線アプリは、従来オフィス内に設置していたPBX（構内交換機）の機能を、クラウド（インターネット）上で提供する仕組みです。

物理的な交換機が不要で、インターネット回線を通じて通話を行うため、大掛かりな工事や高価な専用機器の購入も必要ありません。従業員は手持ちのスマートフォンやPCにアプリをインストールし、IDとパスワードでログインするだけで、すぐに会社の電話環境にアクセスできます。

クラウドPBXとの違い

「内線アプリ」と「クラウドPBX」は、しばしば同義で使われますが、厳密にはニュアンスが異なります。

• クラウドPBX: PBX（構内交換機）をクラウド化した「システム全体の名称」を指します。保留・転送、IVR（自動音声応答）、通話録音といった多彩な機能の基盤となる技術です。
• 内線アプリ: クラウドPBXが提供する機能の一つで、スマートフォンなどを内線電話機として利用するための「アプリケーション」を指します。

つまり、クラウドPBXという大きな枠組みの中に、内線アプリという具体的な利用形態が含まれていると理解しましょう。

内線アプリのメリット

内線アプリの導入がもたらすメリットは多岐にわたります。ここでは、業務効率、コスト、事業継続性の観点から、特に重要な4つのポイントを紹介します。

業務効率の向上

内線アプリを導入すると、顧客からの電話を担当者へ直接転送できるため、電話の取り次ぎ業務が効率化します。そのため、担当者不在時に発生する折り返しの手間が不要になり、顧客満足度の向上にもつながります。

コスト削減の可能性

従来型のビジネスフォンで必要だったPBXの購入や設置工事が不要なため、初期費用を大幅に削減できます。

月々の通信コストも同様に抑えることが可能です。拠点間の通話が無料の内線扱いになるほか、外線通話料も従来の電話回線に比べて安価に設定されていることが多いためです。物理的な機器を持たないため、保守メンテナンス費用もかかりません。

テレワークへの対応

内線アプリは、場所にとらわれない柔軟な働き方を実現するための基盤です。

従業員は自宅や外出先など、どこにいても会社の電話番号で対応できるため、完全なテレワークやハイブリッドワーク、フリーアドレスといった現代的な働き方をスムーズに導入できます。

BCP（事業継続計画）対策の強化

電話システムをクラウド上に置くことは、優れたBCP対策にもなります。

地震や火災などの災害でオフィスが機能しなくなった場合でも、クラウド上のPBXは、サービス提供事業者が管理するデータセンター上で運用されているため、影響を受けません。

従業員はインターネット環境さえあれば、自宅や避難先から電話業務を継続でき、事業の停滞を最小限に抑えられます。

内線アプリのデメリット

多くのメリットがある一方、内線アプリにはいくつかのデメリットや注意点も存在します。導入を成功させるために、事前に把握しておくべき4つのポイントを解説します。

音声品質の問題

内線アプリはインターネット回線を利用するため、ネットワーク環境によって音声品質が左右されることがあります。

Wi-Fiの電波が弱い場所や、スマートフォンのデータ通信が混み合う場所では、音声が途切れたり遅延したりする可能性があります。無料トライアルなどを活用し、実際の利用環境で品質を事前に確認することが重要です。

セキュリティリスク

従業員の私用スマートフォンを業務に利用する（BYOD）場合、端末の紛失や盗難による情報漏洩のリスクを考慮する必要があります。

アプリへのアクセス制限や遠隔でのデータ消去機能など、セキュリティ対策が充実したサービスを選ぶことが不可欠です。

プライベートとの境界線

いつでもどこでも会社の電話が取れる利便性は、裏を返せば仕事とプライベートの境界が曖昧になるという課題も抱えています。

時間外の着信を自動で留守番電話に切り替えるなど、従業員のワークライフバランスに配慮した運用ルールを設けることが大切です。

導入や運用に手間がかかる可能性がある

物理的な工事は不要ですが、自社の課題に合ったサービスを選定し、従業員が使いこなせるように設定や教育を行う手間はかかります。

特にITに不慣れな従業員が多い場合は、導入後のサポート体制が手厚いベンダーを選ぶと安心です。

内線アプリの導入費用と相場

内線アプリの導入を検討する上で、費用は重要な判断材料になります。ここでは、具体的な料金体系とコストを考える上でのポイントを3つ紹介します。

初期費用と月額料金の比較

内線アプリの費用は、主に「初期費用」と「月額料金」で構成されます。

• 初期費用: 0円〜5万円程度が相場です。キャンペーンなどで無料になる場合も多くあります。
• 月額料金: 利用する人数（ID数）に応じた課金が一般的で、1IDあたり月額1,000円〜3,000円程度が相場です。

コスト対効果の分析

単に料金の安さだけで選ぶのではなく、導入によって得られる効果（コスト対効果）で判断することが重要です。

例えば、月額費用がかかっても、電話の取り次ぎ業務の削減や、機会損失の防止によって得られる利益が上回るのであれば、それは価値のある投資です。

無料トライアルの活用方法

多くのサービスでは、1週間〜1ヶ月程度の無料トライアル期間が設けられています。

この期間を最大限に活用し、音声品質、アプリの操作性、サポート体制などを実際に試すことが、導入後のミスマッチを防ぐ最も確実な方法です。

内線アプリの選び方

多様なサービスの中から自社に最適な内線アプリを選ぶためには、いくつかの比較ポイントがあります。ここでは、失敗しないための3つの選び方を解説します。

機能面での比較ポイント

まずは自社に必要な機能を洗い出しましょう。単にスマートフォンでの発着信ができれば良いのか、あるいは通話録音やIVR（自動音声応答）といった高度な機能まで必要なのかによって、選ぶべきサービスは異なります。

必要な機能が標準搭載されているか、オプション料金はいくらかなどを細かく比較検討することが大切です。

サポート体制の重要性

特に社内にIT専門の担当者がいない場合、トラブル発生時のサポート体制は非常に重要です。

電話やメール、チャットなど、どのようなサポート窓口が用意されているか、対応時間は平日のみか土日祝も対応しているかなどを事前に確認しましょう。

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