小規模コールセンターシステムおすすめ5選！費用や機能を徹底比較

小規模なコールセンターの立ち上げを検討する際、「どのシステムを選べば良いのか」「費用はどれくらいか」といった課題に直面しがちです。しかし近年はクラウド技術の進化で、低コストかつ高機能なシステムが数多く登場し、小規模からでも本格的なコールセンターを構築できるようになりました。

本記事では、小規模向けコールセンターシステムの選び方から導入メリット、費用相場までを網羅的に解説します。自社に最適なシステムを選び、顧客満足度の向上と業務効率化を実現しましょう。

小規模向けコールセンターシステムとは

小規模向けコールセンターシステムとは、主に数席から10席程度のオペレーターによる運用を想定した電話対応システムです。その多くはクラウド型で提供され、高価な専用機器（PBX）を設置する必要がないため、低コストかつ短期間で導入できる 点が最大の特徴です。

基本的な機能は大規模向けと変わりませんが、利用する席数や機能に応じて柔軟な料金プランが設定されており、事業の成長に合わせた拡張も可能です。

大規模システムとの違い

大規模システムとの最も大きな違いは、初期投資と運用形態 にあります。

大規模コールセンターで主流のオンプレミス型は、自社内にPBX（電話交換機）といった物理的なサーバーを設置するため、数百万円単位の初期費用がかかるうえ、専門知識を持つ人材による保守・管理が不可欠です。

一方、小規模向けに多いクラウド型は、ベンダーが提供するシステムをインターネット経由で利用するため初期費用を大幅に抑えられ、メンテナンスもベンダーに一任できます。これにより、IT専門の担当者がいない企業でも安心して運用を始められます。

小規模向けコールセンターシステムの選び方

自社に最適なシステムを選ぶには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。ここでは、システム選定時に確認すべき4つのポイントを紹介します。

企業規模

まずは自社のオペレーター数や、将来的な増減の可能性を考慮しましょう。多くのクラウド型サービスでは1席（ライセンス）単位で契約でき、事業の成長に合わせて柔軟に数を調整できます。

将来的に規模を拡大する可能性がある場合は、拡張性の高いシステム を選んでおくと、後々のシステム移行に伴う手間やコストを削減できます。

提供形態

提供形態は主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類ですが、小規模で始めるならクラウド型が圧倒的におすすめ です。

前述の通り、クラウド型は初期費用が安く導入もスピーディで、メンテナンスの手間もかかりません。インターネット環境さえあればどこでも利用できるため、在宅勤務といった多様な働き方にも対応しやすいメリットがあります。

無料トライアル・デモの有無

多くのサービスでは、無料トライアル期間やデモ画面を用意しています。実際の操作感や機能、サポート体制などを事前に確認すれば、「導入したものの使いこなせない」といった失敗を防げます。

複数のサービスを試し、自社の業務フローに最も合うシステム を見極めることが重要です。

将来的な拡張性

現在は小規模でも、将来的に事業が拡大する可能性は十分に考えられます。その際にシステムが事業の成長に対応できるかどうかは、重要な選定ポイントです。

オペレーターの増席はもちろん、CRM連携やAIによる音声分析といった、より高度な機能を追加できるかなど、将来的な拡張性 も視野に入れて検討しましょう。

小規模向けコールセンターシステムの比較ポイント

具体的なサービスを比較検討する際には、料金だけでなく、機能やサポート体制など、様々な視点から評価することが大切です。ここでは、選定時に比較すべき5つのポイントを紹介します。

料金

料金を比較する際は、初期費用と月額費用だけでなく、オプション料金や通話料も含めた総額（TCO） で判断することが重要です。

一見、月額費用が安くても、必要な機能がオプションで追加料金が必要だったり、通話料が割高だったりするケースもあります。自社に必要な機能を洗い出し、複数のサービスで見積もりを取って比較しましょう。

サポート体制

特にIT専門の担当者がいない場合、導入時の設定サポートやトラブル発生時の対応が迅速であるかは、非常に重要です。

電話やメール、チャットなど、どのようなサポート窓口があるか、対応時間は平日のみか土日祝も対応しているかなど、サポート体制の手厚さ を確認しておきましょう。

セキュリティ

顧客情報を取り扱うコールセンターにとって、セキュリティ対策は最重要課題の一つです。

システムの提供元が、データの暗号化、アクセス制限、プライバシーマークやISMS認証の取得といった、信頼できるセキュリティ対策 を講じているか、必ず確認しましょう。

導入実績や口コミ

自社と同じ業界や、似たような規模の企業での導入実績があるかは、信頼性を測る上で重要な指標となります。公式サイトの導入事例や第三者機関のレビューサイトなどを参考に、実際の利用者の声 を確認するのも有効です。

機能

小規模コールセンターの成功には、「電話の取りこぼし防止」と「顧客管理の効率化」を実現する機能が欠かせません。最低限、以下の機能が備わっているか確認しましょう。

小規模向けコールセンターシステムの費用相場

小規模向けコールセンターシステムの費用は、主に「導入費用（初期費用）」と「月額費用」で構成されます。

導入費用

クラウド型の場合、導入費用は0円から数万円程度 が相場です。サービスによっては、初期費用が完全に無料のプランも多く存在します。

ただし、既存の電話番号を継続して利用する場合（番号ポータビリティ）や、特殊な設定を依頼する際には、別途費用が発生することがあります。

オプション機能の追加費用

多くのシステムでは、基本プランに加えてより高度な機能がオプションとして提供されています。

例えばAIによる通話内容の自動要約や、顧客満足度調査（アンケート）機能などです。これらのオプションを追加する場合は、別途月額費用が発生するため、事前に料金を確認しておくことが大切です。

月額費用

月額費用は、利用するオペレーター数（ID数）や機能によって変動します。1IDあたり月額5,000円〜15,000円程度 が一般的な価格帯です。

基本的な機能に絞った安価なプランから、AI機能などを搭載した高機能なプランまで様々なので、自社の予算と必要な機能のバランスを考えて選びましょう。

小規模向けコールセンターシステムを導入するメリット

小規模向けコールセンターシステムを導入すると、コスト削減だけでなく、業務効率や顧客満足度の向上といった多くのメリットが期待できます。ここでは、主な3つのメリットを解説します。

コストを抑えて電話対応を効率化できる

クラウド型のシステムであれば、高額なPBXの購入や設置工事が不要なため初期費用を大幅に削減 できます。月額数千円から利用できるサービスも多く、コストを抑えながら本格的な電話対応環境を整えられます。

また後述するIVR（自動音声応答）やACD（着信呼自動分配）といった機能を活用すれば、オペレーターの負担を軽減し、人件費の最適化にも繋がります。

多様な機能で業務効率が向上する

小規模向けシステムには、電話業務を効率化するための機能が豊富に搭載されています。

例えば、着信時に顧客情報をPC画面へ自動表示する「ポップアップ機能」や、顧客管理システム（CRM）との連携で、オペレーターは顧客情報を探す手間なくスムーズに対応できます。これにより、一人ひとりの生産性が向上し、コールセンター全体の業務効率改善が期待できます。

電話の取りこぼしを防ぎ顧客満足度が向上する

「電話が繋がらない」ことは、顧客満足度の低下やビジネスチャンスの損失に直結します。

コールセンターシステムを導入すれば、着信を待機中のオペレーターへ自動で振り分ける「ACD機能」や、オペレーターが全員対応中の場合に別の担当者へ転送する機能などを活用し、電話の取りこぼしを最小限に 抑えられます。

迅速かつ的確な対応は、顧客満足度の向上に大きく貢献するでしょう。

小規模コールセンターが抱えがちな課題

システム導入を検討する背景には、多くの小規模コールセンターが共通して抱える課題があります。

人手不足と教育の課題

少人数で運営する小規模コールセンターでは、一人のオペレーターが幅広い業務をこなさなければなりません。そのため、新人教育に十分な時間を割けず、応対品質が個人のスキルに依存しがちです。結果として、顧客満足度の低下やオペレーターの離職に繋がるケースも少なくありません。

コストの課題

従来のコールセンターシステムは、高価なPBX（電話交換機）の設置が必要で、数百万円単位の初期投資が負担となっていました。小規模な事業所にとって、限られた予算内で費用対効果の高い環境を構築することは、常に大きな課題です。

機会損失の課題

営業時間外の着信や、問い合わせが集中して電話が繋がらない「あふれ呼」は、ビジネスチャンスの損失に直結します。また、誰がどのような対応をしたのか情報共有ができていないと、顧客に同じ説明を繰り返させることになり、顧客満足度を損なう原因にもなります。

小規模向けコールセンターシステムの導入で失敗しないための注意点

多くのメリットがある一方、システム選定を誤ると「導入したのに使われない」「かえって業務が非効率になった」といった事態に陥りかねません。ここでは、導入で失敗しないための3つの注意点を解説します。

安さだけで選んでしまう

初期費用や月額料金の安さだけで選んでしまうと、後々思わぬコストが発生する可能性があります。例えば、自社に必要な機能がオプション扱いであったり、通話料が割高だったりするケースです。必ず複数のサービスから見積もりを取り、機能やサポート体制を含めた総額で比較検討することが重要です。

機能が自社に合っていない

多機能なシステムは魅力的ですが、自社の業務フローに必要のない機能が多すぎると、かえって操作が複雑になり、オペレーターの負担を増やしてしまいます。まずは自社の課題を明確にし、「何を解決するためにシステムを導入するのか」という目的を基に、必要な機能を洗い出しましょう。

現場の意見を聞かずに導入する

システムを実際に利用するのは現場のオペレーターです。経営層だけでシステムを選定してしまうと、現場の実態に合わず、全く使われないシステムになりかねません。導入前にオペレーターへのヒアリングを行い、無料トライアルなどを活用して実際の操作感を試してもらうなど、現場を巻き込んで選定を進めることが成功の鍵です。

小規模コールセンターシステムに関するよくある質問

クラウドPBXとCTIの違いは？

クラウドPBXは、インターネット経由で電話交換機の機能（内線・外線・転送など）を提供する「電話の基盤」となるシステムです。一方、CTIは、その電話基盤とPCを連携させる技術のことで、着信時に顧客情報を表示するポップアップ機能などが代表例です。多くのコールセンターシステムは、クラウドPBXを基盤とし、CTI機能を搭載することで高度な電話対応を実現しています。

詳しくは関連記事の「CTIシステムとは？機能や仕組みとおすすめサービス10選を徹底比較」をご覧ください。

導入までにかかる期間の目安は？

クラウド型の場合、契約から最短で数営業日〜1週間程度で利用を開始できるサービスがほとんどです。物理的な機器の設置が不要なため、スピーディに導入できます。ただし、既存システムの連携や複雑な設定が必要な場合は、1ヶ月程度かかることもあります。

なぜ安価に利用できるのか？

自社で高価なPBX（電話交換機）を購入・設置する必要がないため、初期費用を大幅に抑えることができます。また、システムはベンダーのサーバー上で運用・保守されるため、専門知識を持つIT担当者を自社で雇用する必要がない点も、コスト削減に繋がります。

【比較表】小規模向けコールセンターシステムおすすめ5選

初めての電話対応ツールはアイブリーがおすすめ

コールセンターシステムの導入を検討しているものの、「オペレーターが3人しかいない…」「大規模コールセンターを作りたいわけじゃない…」とお悩みの方には、AI電話自動応答サービスのアイブリーをおすすめします！

アイブリーなら月額3,317円～（年払いの場合/電話番号維持費除く）利用でき、スタッフが増えても料金は変わりません。コールセンターシステムだと高機能すぎる、という方におすすめです。

AI自動応答機能でスタッフの負担を削減

アイブリーの電話自動応答機能は、よくある質問には自動で回答できるほか、かかってきた電話にSMSを自動送信したり、重要な電話は担当者へ直接つなぐことも可能です。

音声ガイダンスは、テキストを入力するだけでAIが自動で読み上げてくれるので、どんな企業にもピッタリのガイダンスを手軽に用意することができます。

便利な顧客管理機能（CRM）付き

アイブリーの顧客管理機能（CRM）は、顧客の電話番号と氏名・住所・性別などの個人情報を管理できるほか、電話による問い合わせ履歴なども紐づけて管理できます。

通話しながらメモを残すこともできるので、ひとりひとりの顧客に寄り添ったきめ細かい対応が実現できます。

顧客対応の通話履歴を分析できる

アイブリーならAIを使った通話履歴分析ができるため、どの時間帯にどんな電話が多いのか、などの分析だけでなく、顧客が何を求めているのか、ニーズを把握でき、より顧客が求める商品・サービスの開発に役立てることができます。

アイブリー導入による成功事例

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