業務効率化とは
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業務効率化とは、「ムリ」「ムラ」「ムダ」を省くことです。業務効率化がうまくいけば、より少ない人数で業務を完結させることができ、空いた時間で自己研鑽をしたり、より重要な業務に充てるなど、有効に活用できます。
- 業務効率化とは
- 業務効率化のメリット・デメリット
- 業務効率化のメリット
- 業務効率化のデメリット
- 業務効率化を推進するため必要なことは
- 業務効率化の推進目的・利用シーン
- オフィス
- 飲食店
- 病院・クリニック
- ホテル・宿泊業
- 製造業
- 業務効率化ツールの比較ポイント
- 費用で選ぶ
- 機能・操作性で選ぶ
- カスタマイズ性で選ぶ
- 導入のしやすさで選ぶ
- サポート体制で選ぶ
- ポイント別、おすすめ業務効率化ツール
- 費用で選ぶ業務効率化ツール
- 機能・操作性で選ぶ業務効率化ツール
- カスタマイズ性で選ぶ業務効率化ツール
- 導入のしやすさで選ぶ業務効率化ツール
- サポート体制で選ぶ業務効率化ツール
- 業務効率化ツールの活用事例
- まとめ
業務効率化とは
業務効率化とは、業務の「ムリ」「ムラ」「ムダ」を省くことです。
例えば、経験が浅いスタッフにムリな業務は、経験が豊富なスタッフへ振ります。これにより短時間化、モチベーションアップ、生産性向上が実現する、という考え方です。
中でも電話業務にムリ・ムラ・ムダを感じることはありませんか？こちらの記事では、電話業務を効率化させるシステムについて解説しています。ぜひ合わせてご覧ください！
IVR（電話自動音声応答システム）とは？ビジネスに必要な理由を解説！
業務効率化のメリット・デメリット
業務効率化のメリット
業務効率化を実践すると、時間がかかっていた業務が短時間で済むようになり、生産性が高まります。空いた時間で別の業務ができるようになり、従業員のモチベーションアップにつなげることもできるでしょう。
総合的に見て、人件費を最大限に有効活用できると言えるでしょう。
業務効率化のデメリット
業務効率化すると、残業時間が減り、従業員の給料が減ってしまうことがあります。また、業務効率化のために設備投資をする場合、コストがかさむ可能性もあるでしょう。
業務効率化で得られるメリットとデメリットを合わせて考えておく必要があります。
業務効率化を推進するため必要なことは
業務効率化で重要なのは、目的を明確にすることです。なんのために業務効率化をしたいのか、目的がはっきりしていないと、「業務効率化すること」が目的になってしまい、かえって従業員の負担が増えたり、余分なコストが増えることになりかねません。
もし電話業務を効率化したいと考えるなら、IVRシステムが有効です。月額数千円～という低コストで電話の自動化が実現しいます。IVRの詳しい機能については以下の記事をご覧ください！
業務効率化の推進目的・利用シーン
オフィス
オフィスでは電話対応業務が多いことから、電話自動化システムやコールセンターシステムなどが利用されます。書類管理の負担を削減するためにペーパーレス化や脱ハンコを進めているところも多いです。
社員同士の会議や意思疎通、資料共有のためにコミュニケーションツールを利用するところも増えています。
飲食店
飲食店では、誰が調理をしても同じ出来栄えになるよう手順をマニュアル化したり、ホールスタッフの省人化・負担軽減のために電話自動化システムや決済システムが用いられます。
これらのシステムは相互に連携もでき、データを分析して顧客のニーズを把握するなど、顧客満足度向上や広告企画にも活用できます。
病院・クリニック
病院・クリニックでは、少ない人手でいかに効率よく業務を回転させるかが重要です。予約システムと連動する電子カルテシステムを用いることで、患者の顧客情報を正確に記録・管理しながら、診察に役立てることができ、会計も早く済ませることができます。
ホテル・宿泊業
宿泊業界では、予約・空室管理・会計システムなどを総合で管理できるシステムが用いられています。また、AIが人の出入りをチェックし、清掃が必要な場所を感知するシステムなどを活用し、少人化が進んでいます。
製造業
製造業では、一日の終わりに日報を書くところも多いと思いますが、最近では自動で日報が入力されるツールが利用されています。誰が・いつ・何分かけて・いくつ作ったか、など、細かい情報を正確に記録でき、進捗把握や受発注管理にも役立ちます。
業務効率化ツールの比較ポイント
費用で選ぶ
業務効率化ツールを導入する場合、企業の規模（利用者数）や機能によって料金が変動します。別途、端末の導入費用やインターネット回線の整備・工事費用、初期導入費用などがかかる場合があるので、あらかじめ確認しましょう。
機能・操作性で選ぶ
どんな業務を効率化したいか、によって選ぶべきツールは異なります。すでに使っているツールとの連携性も重要です。
合わせて、操作がしやすいかどうか、確認しましょう。実際に現場で操作するスタッフが試すのがベストです。
カスタマイズ性で選ぶ
業務効率化ツールには、業者にカスタマイズを頼むものと、自分でカスタマイズができるものがあります。業者にカスタマイズを頼むと、自社にピッタリなツールをかんたんに構築できる一方、時間がかかることになります。
じ分でカスタマイズするものは、自らする、という手間はあるものの、申し込んだその日に稼働できるなど、時間がかからず使用できます。
導入のしやすさで選ぶ
導入する際は、申込方法や運用開始までの日数などをチェックするのも重要です。より導入しやすいよう、お試し期間やデモ画面で操作体験ができるとよいでしょう。
サポート体制で選ぶ
業務効率化ツールは日常的に使うものですから、トラブルがあったときにすぐサポートが受けられるツールがおすすめです。
このほか、導入時に操作方法を教えてもらうなど、ユーザー目線のサポートを重視するのも良いですね。
ポイント別、おすすめ業務効率化ツール
費用で選ぶ業務効率化ツール
電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、月額3,500円～利用できるIVRシステムです。電話がかかってくると「○○の問い合わせは1番を押してください」と案内するシステムで、電話の自動化や、電話業務の削減に役立ちます。
0円～利用可能なビジネス用コミュニケーションツールです。日本で開発されているため日本人が扱いやすく、業界を問わず広く利用されています。
チャットでのコミュニケーションやビデオ会議、資料共有などに適したツールです。
月300円～利用できるワークフローシステムで、申請書・報告書を作って上司に提出し、印鑑をもらう…といった一連の決裁を電子化できます。
データ出力にも対応しており、紙の書類が必要な時にも柔軟な対応が可能です。
機能・操作性で選ぶ業務効率化ツール
IVRyは、シンプルなIVR機能と、使いやすさが自慢の電話自動化ツールです。目的に応じて電話を別々の担当者へ振り分けたり、かかってきた番号へSMSを自動送信したり、よくある質問には自動で回答します。
こうした設定を簡単にできる操作画面なので、誰でも簡単に電話自動化が実現します。
NTTビジネスソリューションズによるRPAツールです。RPAとは、ルーティーンのような定例業務をロボットが自動的に行うツールで、勤怠管理、新規アカウント作成、事務機器のセットアップほか、様々な細かい事務作業に適しています。
豊富な機能を搭載している上に、NTTが開発した各種ソフトとの連携がしやすい点が大きな魅力です。
勤怠管理を効率化するツールで、GPSによりタイムシートを打刻してリアルタイムで反映することができます。データはまとめてダウンロードでき、残業時間自動集計などの機能で労務管理ツールとしても利用できます。
カスタマイズ性で選ぶ業務効率化ツール
IVRyは、自分でカスタマイズができるタイプのIVRツールです。テキストを編集するだけで、AIによる音声ガイダンスを生成します。あらかじめ録音した音声をアップデートして使うこともできるので、どんな企業にもピッタリのシステムを作れるでしょう。
番号を選ぶ分岐フローは自由に組み立てられ、変更も自在です。
顧客管理ツールではありますが、営業支援機能、分析機能、マーケティング機能なども豊富で、コールセンターでも利用されています。多数の機能がありますが、使いやすいよう画面やメニューを自由にカスタマイズできるようになっています。
タスク管理ツールと呼ばれ、商談の進捗管理、スケジュール管理、人事労務管理、予算管理などの機能を備えたツールになっています。カスタマイズ性が高く、外部ツールとの連携も容易です。
導入のしやすさで選ぶ業務効率化ツール
IVRyは申し込んだら最短5分で稼働できる、ダントツで導入しやすい業務効率化ツールです。申し込んだらすぐに電話業務が効率化され、電話業務のわずらわしさから解放されます。
合わせて新規に電話番号を取得することもでき、スタートアップ企業にも最適です。
ビジネス向けのコミュニケーションツールで、社外取引先とのデータ共有や連携もしやすいツールです。googleアカウントでログインでき、アプリをインストールするか、ブラウザで利用可能です。
紙の書類に印鑑をつく契約を電子化するツールで、効率化とコスト削減を押し進めるのに役立ちます。デジタルツールに慣れない人にも分かりやすいデザインになっているほか、利用方法の提案や導入後のサポートも充実しているツールです。
サポート体制で選ぶ業務効率化ツール
IVRyは、サポート体制が充実していることでもご好評いただいております。使い方・操作方法が分からない時はもちろん、導入時や運用方法のご相談にも応じています。
その際はメール、電話はもちろん、チャット、LINEほかご希望のプラットフォームでお答えしています。
導入から何度でもサポートを受けられるRPAツールです。多くの業界・業務のロボット化（自動化）に対応しており、サポート込みのプランのため、いつでも・いくらでもサポートを受けられます。AIを搭載していることで1つのPCで覚えたことを他のPCでも共有できます。
情報を一元管理できる総合効率化ツールで、100種を超えるアプリケーションを自由に使うことができます。業務内容から最適な使い方を提案してくれるほか、セミナーやコミュニティページも用意されており、ツールの能力を最大限に引き出すことができます。
業務効率化ツールには様々な種類があり、何から始めればよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。こちらの記事ではおすすめの業務効率化ツールについて解説しています。
業務効率化ツールの活用事例
こちらでは、実際に電話自動応答サービスIVRyを活用し、電話業務を効率化した事例をご紹介しています。様々な業種でご愛顧いただいておりますので、きっと参考になる記事があると思います。ぜひご覧ください！
まとめ
業務効率化とは、日々の業務にひそむムリ・ムラ・ムダを省き、短時間化、コストカット、生産性アップなどを実現することを言います。近年ではDXツールで業務効率化が簡単にできるようになり、多くの企業が導入を進めています。
業務効率化ツールを選ぶときは、費用感、操作性、機能性などを重視するのがポイントとなるでしょう。