ビジネスでの留守電の残し方や設定方法！電話業務を効率化するポイントも解説！

ビジネスシーンに留守電を使うことは多いと思います。しかし留守電を残す際のビジネスマナーが曖昧だったり、受ける側でも留守電の機能に物足りなさを感じたりしているのではないでしょうか。

この記事では、ビジネスシーンで留守電を効率的に使う方法や、メッセージを残す際のポイントなどについて、くわしく解説します。

ビジネス留守電でメッセージの残し方のポイント

まずは自分が業務で他社へ電話をかけた際、留守電だった場合について解説します。メッセージを残すときは次のようなポイントに気を付けてみましょう。

社名と名前を名乗る

まず初めに、自分の社名と名前を名乗りましょう。

ビジネスで留守電を使う企業は、毎日たくさんのメッセージが残されていることもあります。

どこの誰から電話が来たのか分からなければ、相手も対応することができません。

また、一般的にはすぐに名乗るのではなく「お世話になっております、〇〇社の鈴木です」というように、一言クッションを入れることが多いです。

この一言があるだけで相手に対する敬意を伝えることができ、信頼度がアップします。

用件を端的に伝える

留守電のメッセージは、メモに残っている場合と異なり、耳から入る音声だけの情報です。

長々とまわりくどいと、意図が伝わりにくく、相手を困らせてしまうことになるでしょう。

メッセージがたくさん残されている場合は、他のメッセージの中に埋もれてしまうかもしれません。

できるだけ端的に、要点を押さえて具体的な用件を伝えることで、相手にイメージさせやすくなり、メッセージを聞いた後に行動しやすくなるでしょう。

つまり、うまくメッセージを伝えることができれば、相手も早く動いてくれる、ということなのです。

録音時間を考慮する

ほとんどの留守番電話は、録音できる時間に制限があります。

この時間を超えるとメッセージが途中で途切れてしまいます。

時間制限は、長い場合で5分、短い場合で1分ほどですが、一般的はメッセージは20秒以内にまとめるのがよいとされています。

留守電にメッセージを残すのに慣れていないなら、あらかじめメッセージをまとめ、練習しておくのもおすすめです。

折り返しを依頼する場合、番号を吹き込む

折り返し連絡が欲しい場合は、自分の連絡先電話番号をメッセージに残しておきましょう。

番号は間違いがないよう、ゆっくりと、はっきりと、伝えることを意識してください。

相手が記憶したり、メモを残すことができるように、番号は二度伝えるのがおすすめです。

また、この場合はほかに用件を伝えるとメッセージが長くなってしまい、情報過多になってしまう可能性があります。

「折り返し連絡がほしい」という旨だけを伝え、くわしいことは、折り返しの連絡がきてから改めて相談するのが良いでしょう。

雑音・騒音の中でメッセージを残さない

留守電にメッセージを残す際は、自分の周囲が静かなところを選びましょう。

電車のホームや、大通りは避け、できるだけ静かな場所で電話をかけると、クリアな音声を残すことができます。

留守電に残るメッセージは、電話を聞く場合とも異なり、音をひろって機械的に録音しているだけのものです。

周囲が騒がしいと、単純に音声として聞こえなかったり、相手にストレスを与えてしまうことにもなります。

ビジネス留守電のビジネスマナー

留守電にメッセージを残したときは、最低限のビジネスマナーとして、次のようなポイントに注意しましょう。

メールで用件を共有する

留守電でメッセージを残すだけでは足りない場合や、ほかに資料などを見て欲しい場合、留守電に「メールを確認してください」と吹き込むのもおすすめです。

メールに詳細を記載したり、資料を共有することで、留守電では不十分なコミュニケーションを補完するのに役立ちます。

留守電のメッセージはいずれ上書きされ、消えてしまう可能性も高いですが、メールなら必ず内容を残すことができるのもポイントと言えるでしょう。留守電では聞きにくかったり、聞き逃してしまったことをメールで正確に確認できるのも大きな利点です。

電話のやり取りでは、どうしてもお互いにまとまった時間を確保する必要がありますが、メールなら相手の都合を尊重することもできます。

留守電を残した直後は電話に出る準備を

留守電にメッセージを残すと、「折り返しの連絡はいらない」と伝えていても、相手が折り返し連絡をくれることがよくあります。

相手が留守だと思ってメッセージを残し、電話を切った直後に折り返し連絡がかかってくる、というのもよくある話です。

そのため、留守番電話にメッセージを残したあと、しばらくは電話に出られるよう準備をしておきましょう。

出かける用事がある場合などは、あらかじめ「何時以降なら電話できる」と伝えるのがおすすめです。

再度の折り返しは依頼しない

もし相手から折り返し連絡があっても、電話に出られなかった場合は、再度の折り返し依頼は避けましょう。

何度もすれ違うと相手にプレッシャーを与えてしまうことになります。

可能な限りメールなどほかの手段でコミュニケーションを取りましょう。

折り返し電話が留守電の場合、「再び電話をしてください」と先方に頼むのは失礼と感じる人も少なくありません。

留守電を残すのは２回程度

留守電を残した後も相手と連絡が取れない場合は、もう一度留守電を残すこともあると思います。

ただし1日に2回程度を限度にしましょう。

2度目にメッセージを残す際は、あらためて数日後に連絡すると伝えるなど、以降は日を改めるのがマナーです。

ビジネスで留守電を設定する場合のポイント

続いては、留守電を設定する側、ガイダンスのポイントを解説します。

ゆっくり・はっきりとした声で収録する

まずはゆっくり・はっきりとした声を心掛けましょう。

相手が聞き取りやすくなるだけでなく、信頼性アップにもつながります。

雑音が入らないように注意する

ガイダンスに雑音が入っていると、雑な印象を与えたり、相手に言葉が伝わらない可能性もあります。

静かな環境を選び、環境音や他の人の声が入らないような状態で録音しましょう。

また、環境がよくても、録音するマイクの品質や位置が悪いと、雑音だらけのメッセージになってしまうことがあります。録音後にメッセージを聞き返し、雑音が入っていないことを確認しましょう。

相手に残してもらいたい内容を伝える（社名や名前など）

ガイダンスには、留守電に吹き込んでもらいたい内容をあらかじめ伝えておくのがおすすめです。

「社名とお名前、ご用件をお話しください」というように案内すれば、相手も名乗るのを忘れずに済むでしょう。

AIの読み上げ機能を活用する手も

静かな場所を探すのが難しい場合や、ガイダンスを録音するのが難しいと感じたら、AIの読み上げ機能を活用するのもおすすめです。

近年の音声生成AIは目覚ましく進化しており、アナウンサーが発声したようなガイダンスをかんたんに作ることができます。

AIを活用すると、常に同じトーン、同じ速度でガイダンスを作ることができるため、相手にとっても聞き取りやすい品質になるでしょう。

IVRyの留守電機能で電話業務を効率化する方法

ビジネスに留守電を効果的に活用したいなら、電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）の留守電機能がおすすめです。

留守電だけでなく、電話業務をまるごと効率化し、ビジネスの悩みを一挙解決できますよ！

電話の用件を留守電（音声録音）や音声ガイダンスで承り、対応を効率化

IVRyは電話の用件を振り分け、留守電や自動音声、SMS、直接転送など用件に合わせた電話対応をすることができます。

緊急でない用件や営業時間外は留守電で承ったり、よくある質問には自動で回答したり、担当者へ直接電話を転送することも可能です。

かかってきた電話番号へSMSを送信する機能もあるので、地図URLを送信するなど、言葉では伝えにくい情報もSMSで案内できます。

わざわざスタッフに電話を取り次がなくても、顧客側で自己解決できるため、顧客満足度のアップにも貢献できるでしょう。

スタッフの手を煩わせることなく、満足な電話対応を実現できます。

管理画面上で簡単に留守電を確認できるように

IVRyは、管理画面上でかんたんに留守電を確認できます。

一般的な電話機に備え付けの留守電機能は、録音された順にメッセージを再生していく仕様になっているので、メッセージがたくさんあればあるほど、対応が大変です。

IVRyなら、管理画面を見れば、いつ、誰から電話がかかってきたか確認でき、再生したいメッセージだけを選ぶことができます。

また、プラスプランでは録音内容の文字起こしやAI要約も可能です。

同じメッセージを何度も聞き返すこともできるので、ストレスフリーで間違いのない対応ができます。

ガイダンス作成はテキスト入力した内容を自然に読み上げ

音声ガイダンスの作成はテキストで入力した内容をIVRyが自然に読み上げてガイダンスを作成します。

テキストで自由に作成できるため、どんな業種のどんな内容のガイダンスも作成することができます。

また、録音手間もいらず、テキストの内容は即時反映されるので、ガイダンスの変更・修正も簡単です。

※音声ファイルでの入稿も可能です。

スタッフは電話対応にかかる時間が短縮され、業務が効率的に進みます。留守電や電話業務を効率化したいなら、ぜひIVRyをお試しください！