「業務効率化をしたい」と考えている企業は多いですが、そもそも何から始めれば良いのか？どの業務が効率化できるのか？分からない、と感じている人も多いようです。

この記事では、業務効率化の成功事例を紹介するとともに、業務効率化のポイントについて解説します。

そもそも業務効率化とは

そもそも業務効率化とは、業務の「ムリ・ムラ・ムダ」をはぶき、業務を改善することを言います。定例になっているものの中身のないミーティングをなくしたり、時間がかかりすぎている業務を分業化したり、順番を変更したり…といった例が挙げられます。

業務効率化がうまくいくと、コストダウンや生産性アップにつながるほか、スタッフのモチベーションアップや顧客満足度アップにも効果があります。

業務効率化の事例

業務を自動化するツールの活用

従来では人が手作業で時間をかけてひとつひとつ行っていた業務を、システムに任せることで自動化できるツールがあります。こうした業務を自動化するツールは、業務負担を軽減するだけでなく、時短や人的ミスを防ぐのにも役立ちます。

ツールを利用するには一定の月額料金など、利用料が発生することもありますが、それを支払っても人件費より安く済むことが多く、利用することでかえってコストダウンになったり、メリットが大きくなるケースもかなり多いです。

業務プロセスの見直し・改善

業務効率化の基本的な方法として、業務プロセスの見直しや改善が挙げられます。

問題のある業務をさらに細かく切り分け、不要であれば廃止したり、まとめてできることはまとめたり、分業化したり、担当を変えたり…などの改善方法を探ります。

実際に改善方法を試してみて、うまくいかない場合はほかの改善方法に切り替えたり、自動化ツールを導入したり、アウトソーシングを活用するなど、その都度、柔軟に対応していくのが良いでしょう。

そのほか、業務プロセスの改善案としては、削減、容易化、標準化、計画化、同期化、などの例があります。

データのクラウド化・ペーパーレス化

業務効率化がうまくいかない企業の中には、デジタル化が進んでおらず、紙の書類にハンコをつく、といった伝統的なやり方を続けているところも多くあります。こうした企業にはデータをクラウド化したり、ペーパーレス化する方法がオススメです。

クラウド化とは、紙のファイルや書類、マニュアルなどを電子化し、PCやスマホ、タブレットなどの端末から見れるようにすることを言います。データは「クラウド」と呼ばれるインターネットサーバー上に保管され、厳重に管理されるため、紛失・盗難を防ぎ、災害時でもすぐにデータを見られるというメリットがあります。

同様にペーパーレス化をすると、伝票や契約書などの書類を電子化でき、書類を保管する手間・スペースをはぶくことができます。

アウトソーシングの活用

本業とはかけ離れるような業務は、外部業者へアウトソーシングするのも良い方法です。プロに頼む方が、コストを抑えて質の高い仕事をしてくれることも多く、変動費として処理できるようになります。

社内ですべての業務をまかなおうとすると、人件費などの固定費扱いになりますが、アウトソーシングなら変動費にできるため、繁忙期と閑散期でコストを調整しやすくなるでしょう。

スマートフォンアプリの活用

2023年のスマホ普及率は96%以上となり（NTTドコモ モバイル研究所）、ほとんどの国民がスマホを持ち歩く時代になりました。そこでスマートフォンアプリを活用する業務効率化も増えています。

たとえば、名刺を撮影すると自動的に文字認識をして見込み客リストに登録したり、レシートを撮影すると自動で経費精算ができたり、持ち歩くだけで位置情報からタイムカードに刻印する、などの例が挙げられます。

こうしたアプリを活用すると、モバイルワークやテレワークを推進するのにも役立ちます。手軽で、直感的に操作できるので、スタッフへの浸透も早く、効果が出やすいといった期待ができます。

業務のマニュアル化

一定以上の技能が求められる業務であっても、マニュアル化することで、経験の浅い若年スタッフでも同等の業務ができるようになることがあります。

マニュアル化によって商品・サービスの品質が均一化されたり、材料費が抑えられる、短時間化される、というメリットもあります。

人員の増員・分担・配置変更

業務の中でも特に時間がかかるものは、人を増やしたり、細かく分けて分担する、という方法もあります。その中でも難易度によってスタッフの担当を変えると、業務効率化できることがあります。

ただし、ひんぱんに配置変更があると、スタッフのモチベーション低下をまねいたり、かえって非効率になることもあるので、あらかじめよく吟味した上で取り組むのが良いでしょう。

専門家に協力を仰ぐ

業務効率化についていろいろ試したが、どれも効果が見られなかった、うまくいかなかった、という企業は、一度、業務効率化の専門家に協力を仰ぐのが良いでしょう。プロのコンサルタントであれば、業務効率化すべきポイントや、解決策、成功事例などを数多く見てきています。

コンサルタントばかりでなく、業務効率化ツールのサポートチームや、開発部署へ相談するのもオススメです。最近ではビジネスにおける数々のテーマに分けて、ウェビナーやセミナーもよく開催されています。似たような悩みは多くの企業が抱えているものですので、同じような例と解決策がきっと見つかるはずです。

業務効率化のポイント

業務課題を明確にする

業務効率化を成功させるには、まず課題を明確にすることから始めましょう。課題が定まらない内からなんとなく取り掛かってしまうと、「取り組むこと」自体が目標になってしまい、結果的に課題を解決できない、というケースもよくあります。

まずは課題をハッキリとさせ、そのために必要な改善策を練り、実行する、というプロセスがオススメです。その後は定期的に改善策の評価をし、必要であれば改善策を修正しながら業務効率化を続けましょう。

改善しやすく、効果の大きい課題から解決する

業務効率化の改善策を実行する時は、手を付けやすい、かんたんなものから始めるのがオススメです。中でも、できるだけ効果が見えやすいものから始めるのが良いですが、手をつけてみないと分からないこともありますので、まず最初は、手を付けやすいものを優先的に始めましょう。

かんたんな改善策で業務効率化が実感出来たら、次はもっと業務効率化を進めたくなるはずです。スタッフに少しずつ成功体験を積み重ねてもらい、徐々に大きな業務効率化へつなげていきましょう。

振り返りを行う

業務効率化は定期的に振り返りを行い、改善策の効果を測定・評価しましょう。目標通りに効率化が進んでいない場合は、何が原因なのかを探り、改善案を修正します。

もし全く成果が見えず、定着する兆しもないようであれば、改善策として不適切だった可能性があります。その場合は無理に完遂させようとせず、打ち切りするなどの判断も必要です。

意外と効率化効果が大きい電話業務

あらゆる業務の中でも、電話対応は時間がかかる上、廃止するのが難しい業務と言えます。

電話に出ている間はほかの業務がほとんどできず、ひとつの電話につき必ず1人取られてしまう点や、忙しい時間帯に限ってたくさんの電話がかかってくる、急いで電話に出ても緊急性の低い「よくある質問」だった…など、電話対応業務には様々な課題が挙げられます。

そこで電話業務を効率化するために、電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）がオススメです！

IVRyを導入すれば電話対応を自動化でき、緊急度の高い電話は直接対応するなど、電話の内容によって対応を変えることができるので、負担軽減や業務効率化に役立ちます。

IVRyでの電話業務効率化の事例

実際にIVRyを活用して電話業務を効率化した事例を紹介します。ぜひ参考にしてくださいね。

1日5,000件以上の電話問い合わせに対応

WED株式会社では、横浜市と共同ではじめた物価高騰対策の取り組みに対して、1日に5,000件という電話が来てしまい、ほぼ回線がパンクする状態になってしまいました。ほとんどの電話がつながらず、これはまずい、ということで、急遽IVRyを導入。

導入後は8割ほどの電話に対応できるようになりました。電話自動対応サービスを利用するのは初めてのことでしたが、とてもかんたんに設定でき、サポートチームにSlackで相談できたのも大きかったようです。

とくに、音声の自動生成機能には驚かれたようで、テキストを入力するだけで、少し待てば画面上で自動再生される使い勝手の良さに感動されています。とても使いやすいサービスなので、今後も活用していきたい、と大満足のご様子でした。

より詳しい事例はこちらの記事をご覧ください。

1日5,000件のイベント問い合わせ電話に対応するためIVRyを導入。次回はIVRyからコールセンターへつなぎたい！【WED株式会社×横浜市】

電話受付の工数を削減し、接客や本来の業務に集中

ナインアワーズでは、次世代型カプセルホテルを運営しています。フロントがワンオペになっているため、電話に出られない状況が多く発生していました。

IVRyは、同業他社と比べても導入コストの安さが決め手となり、自動応答とSMS送信機能、という分かりやすいサービスであることが感じられたそうです。操作画面もシンプルでわかりやすく、困った時も手厚くサポートしてくれて、助かった、とお話しされています。

IVRy導入後は電話を完全自動応答にして、SMSでFAQや地図などを送る、という使い方をされています。その結果、フロントではほとんど電話対応をすることがなくなり、現場の負担が減った分、来客対応や清掃巡回に集中できるようになっています。

より詳しい事例はこちらの記事をご覧ください。

電話自動応答とSMS送信機能でフロントスタッフの対応工数9割削減に成功！ホテル来客者のCX改善に大きく貢献【ナインアワーズ／℃（ドシー）】

営業電話のブロックや、録音の活用で様々な電話課題を解決

OWNDAYS（オンデーズ）では、ほとんどのスタッフがリモートワークをしているため、出勤しているわずかなスタッフが電話に出ないとならない、という状況になっていました。しかし、それだと出勤して片付けるべき仕事が全く片付かなくなってしまいます。

さらに、かかってくる電話のほとんどは営業電話という状態で、どうにかしたい、と悩んでいたようです。そこでIVRyを導入。同業他社と比較してもコストが安いことが大きな決め手となりました。

IVRy導入後は、営業電話をブロックできるようになり、スタッフが全員不在の時でも電話対応が自動化できるようになりました。中でも会話録音機能がとても役に立っている、ということです。電話番をしなくても、電話が勝手に転送される点も、業務負担が減って助かっているそうです。

より詳しい事例はこちらの記事をご覧ください。

他社比較での費用の安さが最大の決め手！ビジネスフォンと組み合わせて、営業電話対応を省人化【OWNDAYS | オンデーズ】

まとめ

業務効率化とは、業務の不要な部分、余分な部分をはぶくことです。近年では業務効率化ツールとして電話自動化ツールやペーパーレス化ツール、スマホアプリを利用するツールなどが数多く利用されています。

業務効率化をするときは、まず目的をハッキリとさせてから、手を付けやすい、かんたんな問題から進めるのがオススメです。電話業務は手をつけやすく、効果が見えやすい業務のひとつ。

ぜひIVRyを導入して、今日から会社の電話を効率化させてください！

※2025年11月1日、料金プランの月額料金およびサービス内容を改定させていただきました。今後もお客さまに安心してご利用いただけるサービスを提供してまいります。

料金プランの改定内容について詳しくは、下記のURLからご確認ください。

https://ivry.jp/pricing/