業務効率化ツールの種類まとめ！目的別におすすめツールを紹介

業務の効率化は、企業の生産性向上やコスト削減に直結します。業務効率化を実現するためには、ツールを導入するのが手軽で、効果も期待できます。とは言え、たくさんあるツールの中から、一つのツールを選ぶのは難しいと感じるかもしれません。

この記事では、業務効率化ツールの種類を紹介しながら、目的に応じたおすすめツールを解説します。

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、PCやスマートフォン、タブレットなどを活用したITツール、DXツールで、作業効率化によるコストダウンや作業時間の短縮を実現するビジネスツールです。業務のムリ・ムダ・ムラを省き、コストダウンや作業時間の短縮が可能になるツールのことです。主にPCやスマホ、タブレットなどを活用したITツール、DXツールを指すことが一般的です。

特に、業務の自動化、タスク管理、社内コミュニケーション、オンライン会議、ドキュメント管理などの領域で活用されることが多く、近年ではクラウドベースのITツールが増えています。

業務効率化ツールを利用することで、従来は人が行ってきた作業を機械化・システム化して業務負担を削減し、生まれた時間を別の仕事に割り当てたり、業時間を短縮したりできます。さらに、人為的ミスを削減し、ビジネスの生産性向上も期待できます。

業務効率化ツールの種類

業務自動化ツール

業務自動化ツールとは、文字通り業務を自動化できるツールです。たとえば、顧客リストを作るときに何度もコピー&ペーストを繰り返す、といったマウス操作やキーボード入力などの単純作業を自動化できます。

これらのツールの多くは、RPA（Robotic Process Automation）と呼ばれ、ルーティンワークの効率化やヒューマンエラーの削減に貢献します。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスクやプロジェクトの進捗を可視化し、管理や共有をスムーズにできるツールです。営業や企画の案件がどの程度進んでいるか、進捗が一目でわかり、スケジュール管理やプロジェクトチーム内でのタスクの割り振りが容易になります。

個人単位でタスクが管理できるほか、タスクごとやチームごとの状況を確認するのも簡単です。

社内コミュニケーションツール

LINEやSkypeのように、SNS感覚で社内コミュニケーションが取れるツールです。グループを作ったり、1対1でメッセージをやり取りしたり、ビデオ会議ができるツールもあります。

ファイル共有がしやすいので、他社との共同プロジェクトに使われる例も多いです。

オンライン会議・打ち合わせツール

ZoomやGoogle Meetに代表されるような、オンラインで会議や打ち合わせをするためのツールです。PCだけでなくスマホやタブレットにも対応しており、インターネット回線があれば場所を選ばず会議に参加できます。背景ぼかしやノイズキャンセリングといった機能もあり、さまざまな環境での会議を実現します。

また、画面共有機能を使えば、参加者のPC画面を共有しながら、より効率的に会議を進めることができます。

ドキュメント管理ツール

ドキュメント管理ツールとは、文書の作成・保存・共有・活用・廃棄を効率化するツールです。従来は紙で管理していた文書をデジタル化・クラウド化して、整理や検索、共同作業を可能にします。

検索機能が充実しており、タイトルだけでなく内容やタグといった断片的な情報から書類を探すこともできます。紛失リスクを減らすことができ、ペーパーレス化でコスト削減にも役立つツールです。

電話業務効率化におすすめのツール

電話自動応答IVRy（アイブリー）

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、月額2,980円～の低価格で電話対応を自動化できるツールです。電話をかけた際にると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内する「IVRシステム」を、最短で申し込んだその日から利用できます提供しています。わかりやすく直感的に操作できるUIや、テキストを入力することでAIが自然に読み上げる音声ガイダンスを作成できる機能、通話録音機能、顧客管理機能などを活用できます。

タスク・プロジェクト管理におすすめのツール

Notion

「Notion（ノーション）」は、メモ、タスク管理、プロジェクト管理、ドキュメント作成などを1つのプラットフォームで実現できるオールインワンのワークスペースツールです。柔軟なブロックエディタを採用しており、テキスト、画像、表、データベースなど、さまざまな要素を自由に組み合わせることができます。

それぞれのメモにカテゴリやタグをつけて管理設定することで、カテゴリ別・タグ別の管理もかんたんです。がしやすく、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能です。

Mazrica Sales（旧senses）

「Mazrica Sales（マツリカセールス）」は、営業プロセス全体を支援するSFA/CRMです。リード創出から顧客管理まで幅広く対応し、企業情報の自動収集、案件管理、受注確率予測などの機能が搭載されています。
AIが過去の案件の情報から学習し、各案件の受注確度、契約予定日、契約金額などを予測する機能も備えており、リスク分析や類似案件のアドバイスもしてくれます。

Trello

「Trello（トレロ）」は、カンバン方式を採用した、シンプルで直感的に操作が特徴のタスク管理ツールです。SlackやGmail、Salesforceなどのさまざまなアプリと連携が可能です。タスク管理のほか、ミーティング管理、進捗管理、ブレーンストーミングのための機能もあり、普段の業務をしながら新しい企画を練ることができます。有料プランでは、ファイル添付容量の増加やセキュリティ機能の強化が可能です。

社内コミュニケーションにおすすめのツール

Chatwork

「Chatwork（チャットワーク）」は、日本国内で開発されたビジネス用のコミュニケーションツールで、日本人にとって直感的に理解しやすいデザインや操作性が特徴です。グループチャット機能、タスク管理機能、ファイル共有機能、ビデオ通話・音声通話機能など、ビジネスに必要なコミュニケーション機能が充実しており、スマホへ通知を送ることもできます。

オンライン会議・打ち合わせにおすすめのツール

Zoom

「Zoom（ズーム）」は、世界中で広く使われているオンライン会議ツールで、無料版では100人まで、有料版では最大1,000人までが同時接続可能です。会議の録画や文字起こし機能があり、ファイル共有や画面共有機能も備わっています。

外部アプリとの連携もしやすく、ウェビナー用のアプリとしても利用されています。ウェビナーレポート機能を活用することで、会議の出席者数や参加率、入退室時間なども確認でき、顧客管理ツールとしての側面も持ち合わせています。

Google Meet

「Google Meet（グーグル・ミート）」は、Google社が提供するオンライン会議ツールです。Chrome上で利用できるので、別途、アプリをインストールする必要がありません。oogleアカウントを持っていれば、1対1のミーティングが無制限でできるほか、参加者100人まで・最長60分のオンライン会議も無料です。有料プランでは複数人でのWeb会議を最長24時間継続でき、録音や文字起こし機能なども利用可能です。

Microsoft Teams

「Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）」は、ビジネスチャットツールとして知られていますが、オンラインミーティングツールとしても利用ができます。Microsoftのアプリやツールと連携しやすく、複数人で同じ画面を見ながら資料を同時編集できるなど、Microsoftを利用することが多い企業にオススメです。

中小企業や大企業、教育機関などで幅広く利用されています。PCで利用するイメージが強いですが、スマホでも利用可能です。無料プランでも60分・100人まで利用できるので、まずは試してみるのも良いでしょう。

ドキュメント管理におすすめのツール

invoiceAgent

「invoiceAgent（インボイスエージェント）」は、請求書、領収書などの帳票を電子化し、一元管理できるドキュメント管理ツールです。紙文書をスキャンした情報を保管し、書類上での日付や取引先名、金額などの条件から特定の請求書や領収書を検索できます。

透かし、墨消し、マスク機能など、電子帳簿保存法の要件を満たす機能が搭載されており、原本には手を加えずにPDFファイルなどに加工・保管ができます。

NotePM

「NotePM（ノートピーエム）」は、社内情報を共有・蓄積するためのナレッジ管理ツールです。ナレッジ管理ツールと言われる通り、社内の情報、とくに知識やノウハウなどの管理に長けています。属人化しがちな情報をキーワードやタグ、カテゴリなどにわけて検索しやすくできるほか、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどファイルの種類をまたぐことも可能です。

Wikipediaのように、社内の人がスレッドを立ち上げ、自由にナレッジを書き込み、どんどん積み上げることができます。問い合わせに対応する際に、同様の質問への回答方法として共有するといった使い方もあり、コールセンターやサポートセンターでも活用ができるでしょう。

TOKIUM

「TOKIUM（トキウム）」は、請求書、経費精算などの書類を電子データで一元管理できる電子帳票システムでと言われ、経理業務を効率化できます。電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応しています。おり、法改正にもスムーズに対応できます。

レシートをスマホで撮影するだけで経費精算ができる機能など、経費にかかる作業やコストが大きく削減されます。仕分けや承認などもオンラインで完結でき、すでに利用中の会計システムとも連携がしやすいです。

業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

目的に合ったツールを選ぶ

まずは何のために業務効率化ツールを導入したいのか、目的をはっきりさせることが重要です。「ツールを導入する」ことが目的になってしまうと、成果が二の次になり、ただツールを導入するだけで満足してしまいます。

最終的には業務が効率化されることが重要ですので、目的にふさわしいツールを選ぶようにしましょう。

ツールの使いやすさを確認する

業務効率化ツールを導入する際は、実際にツールを日々使うことになるスタッフにとって、使いやすいツールを選ぶのがオススメです。そのためには、機能が複雑でなく、できるだけシンプルなツールを選ぶことが重要です。

特に導入初期の内は、使い方に悩んだ時に使い方を相談できるよう、サポートがしっかりしているツールを選ぶのもポイントとなります。

セキュリティ対策をチェックする

業務効率化ツールの多くは、「クラウド型」と言ってインターネット回線を通してサービスを利用するものです。そのため企業の機密情報や、顧客情報などを扱うときに、セキュリティ対策がしっかりしていることが求められます。

そのためには情報漏えいや不正アクセスへの対策がしっかりされているツールがオススメです。通信が暗号化されているほか、データへのアクセスレベルを個別に指定できるようなツールが良いでしょう。

コストを比較検討する

業務効率化ツールのコストには、初期導入費用、月額利用料金、オプション使用料などが挙げられます。また、利用する人数（アカウント数）ごとに課金されるタイプも多いです。

これらのコストが目的に見合っているかどうか、よく吟味しましょう。ツールの選定に当たっては、いくつかのツールの見積もりをもらうなどして、比較検討するのがオススメです。

電話の業務効率化ツールならIVRy（アイブリー）

電話対応の自動化で業務時間を捻出

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）を活用すると、よくある質問に自動で回答したり、かかってきた電話番号にSMSを送信したり、担当者のスマホに電話を自動で転送するなどの使い方が可能です。

これにより電話対応の自動化ができ、時間が取られがちな電話対応時間を短縮できます。その分、業務時間を捻出できたり、業務の負担を軽減したり、電話にまずらわされず目の前の業務に集中できる、作業の手を止めなくて良い、といったメリットを得られるでしょう。

電話の問い合わせ管理もわかりやすく

IVRyは、すべての電話が録音されて保管され、着信履歴の一覧が一目で分かります。そのため「いつ誰から電話が来たか」「どの電話に優先的に対応するか」といった整理がとてもしやすくなるでしょう。

顧客管理機能を合わせて活用すれば、電話が鳴ったときに画面に情報が表示され、通話しながらメモを残すことも可能です。メモを振り返りながら会話できるので、ひとりひとりの顧客に寄り添うきめ細やかな対応ができるでしょう。

月額2,980円〜と導入しやすい

IVRyは月額2,980円～と、導入しやすい価格設定で、申し込んだその日から稼働できる手軽さも大きな魅力です。誰が見ても直観的に理解できる操作画面も大変好評です。もし使い方に悩んだ時は、サポートチームにお気軽にご相談くだされば、メール、チャット、電話など、ご都合のいい方法ですぐにご連絡いたします。

業務効率化ツールの導入を検討されている方はぜひ、IVRyにお問い合わせください。