バックオフィス主要7業務における業務効率化のヒント

バックオフィス業務は、企業運営の基盤を支える重要な役割を担っています。しかし、多くの企業が煩雑な手作業や非効率なプロセスに課題を感じています。効率化を図りたいものの、どの業務から手をつけるべきか迷うケースも少なくありません。

本記事では、電話対応、契約管理、経理業務などの主要なバックオフィス業務を効率化するための最新ツールや実践的な手法をわかりやすく解説します。

1.電話業務の効率化

電話は企業における重要なコミュニケーション手段の1つですが、従来の電話システムにはさまざまな課題があります。この章では、電話業務の課題と対策を解説します。

業務課題

電話が多く対応負担が大きい

顧客からの問い合わせだけでなく、営業や迷惑電話が多く、その対応負荷に悩まされている。

リモートワークへの非対応

固定電話を前提としたシステムでは、オフィス以外での対応が困難です。コロナ禍以降、柔軟な働き方が求められるなかで、この非効率性が企業の大きな足かせとなっています。

高額な初期費用

オンプレミス型の電話システムを導入するには、専用設備や配線工事が必要です。初期費用は数十万～数百万円に及び、小規模企業やスタートアップにとって大きな負担となります。

拡張性の乏しさ

内線通話を利用するための専用回線を増設する必要があり、企業規模の変化に柔軟に対応できません。利用者数が増減するたびにコストや手間がかかる点も課題です。

通信費の増大

国際電話や拠点間の連絡頻度が高い企業では、従来の電話システムにより通信費が膨らみ、経営負担となっています。

アプローチ方法：IVRやクラウドPBXの活用

上記のような課題には、IVR（自動音声応答）やクラウドPBXの活用が有効です。

電話対応を自動化

IVRを導入することで、問い合わせ内容に応じて適切な担当者に自動転送できます。

また、音声ガイダンスを通すことで、迷惑電話や営業電話の削減にもつながるでしょう。

さらに、対話型のIVRであれば問い合わせ内容に対する回答を機械が自動的に行うことも可能です。

低コストでの導入

IVRは月額利用料のみで利用でき、高額な初期費用が不要です。企業規模に関わらず導入できます。

柔軟なカスタマイズ性

IVRは、業務内容や顧客ニーズに応じてフローや機能を簡単にカスタマイズ可能です。問い合わせ内容の分類や転送先の設定を変更することで、個々のビジネス要件に適したシステム運用が可能になります。

通信費の削減

国際電話や拠点間通話のコストを大幅に削減できます。特に多拠点展開している企業にとって大きなメリットです。

2.契約業務の効率化

契約業務において、従来の方法では多くの非効率性が見受けられました。

この章では、契約業務の課題と電子契約を活用した効率化の方法を解説します。

業務課題

署名・捺印業務

関係者が物理的に移動して署名や捺印を行わなければならず、締結に多くの時間と手間がかかります。

進捗管理の煩雑さ

手作業で進捗を管理することが多く、確認漏れや遅延が発生するおそれがあります。

紙の契約書管理

契約書を紙で保管するため、スペースの確保が必要となり、紛失のリスクや管理コストがかさみます。

アプローチ方法：電子契約サービスの活用

このような課題に対しては、電子契約サービスの利用が有効です。

オンラインで締結が完了

電子契約の導入により、ペーパーレス化が実現し、契約書の保管や検索が容易となります。契約の法的効力も紙での契約と同等です。

業務プロセスの簡略化

印刷や郵送、印紙貼り付けなどの工程が不要となり、リードタイムが大幅に短縮されます。

進捗のリアルタイム管理

デジタル管理により、契約の進捗を迅速かつ正確に把握できます。

3.データ入力業務の効率化

データ入力業務は、正確性とスピードが求められる一方で、多くの手作業が非効率性を生む原因となっています。この章では、AI-OCRの活用による効率化方法を紹介します。

業務課題

手動入力の非効率性

書類やPDFの内容を手動で入力するため作業時間が長く、人件費がかかっていました。

ヒューマンエラーのリスク

手動入力ではミスが発生しやすく、確認や修正に多くの工数がかかります。

アプローチ方法：AI-OCRの活用

このような課題に対しては、近年はAIを搭載したOCRの活用が盛んです。

データ抽出の自動化

AI-OCRを活用することで、画像やPDFからデータを自動抽出し、手作業による入力を大幅に軽減できます。

クラウド連携による共有化

クラウドを利用してデータを保存し、リアルタイムで共有できるため、業務全体のスピードが向上します。

4.データチェック業務の効率化

データチェック業務は、企業の意思決定や業務の正確性を担保するために重要ですが、従来の手法には多くの課題があります。この章では、データチェック業務の課題とAIを活用した効率化の方法を解説します。

業務課題

膨大なデータの手動確認

手作業で膨大なデータを確認する必要があり、作業時間が長く非効率です。特に、チェック漏れのリスクが高いことが課題です。

異常値やエラーの見落とし

人間の確認では異常値やエラーを見落とす可能性があり、業務の正確性や効率性を損なうケースが見られます。

アプローチ方法：AI（機械学習）を活用した効率化

AIにはさまざまな種類がありますが、データチェックについては機械学習の活用が有効です。

エラーチェックの自動化

AI（機械学習）を活用して、パターン認識と異常検知を自動化すれば、作業精度が大幅に向上します。ただし、こちらも精度を高めるための学習期間やチューニングが必要です。

リアルタイム分析

大規模データのリアルタイム解析により、作業時間を短縮し、迅速な意思決定を支援します。

5.経理業務の効率化

経理業務は、企業の財務健全性を保つための中核的な業務ですが、従来の方法では煩雑さが課題となっていました。この章では、会計システムの活用による効率化の方法を紹介します。

業務課題

手動での消し込みと精算

手作業による消し込みや経費精算が非効率で、処理時間と人的リソースを多く消費してしまう。

月次締めの負担

月次締めに長時間を要し、ほかの業務に支障をきたすケースがあります。

入出金確認の不備

手動確認によるヒューマンエラーが発生し、入出金の確認漏れが多発。

アプローチ方法：会計システムを活用した効率化

このような課題に対しては、近年の会計システムが負担を削減するさまざまな機能を提供しています。

消し込み作業の自動化

会計システムを金融機関データと連携させることで、消し込み作業を自動化し、業務負担を軽減します。

エラーチェックの精度向上

AIを活用して、不一致や異常値を検知することで正確性を向上させます。

自動仕訳機能の導入

経費分類を効率化し、月次処理を迅速に行える体制を整えて締め作業の負担を軽減します。

6.人事業務の効率化

人事業務は、従業員の勤怠管理や給与計算を通じて企業運営を支える重要な役割を担いますが、従来の方法では効率性が課題です。この章では、クラウド型人事システムを活用した効率化の方法を紹介します。

業務課題

紙ベースの管理

勤怠管理や給与計算を紙で行うと作業が煩雑化し、時間と人的リソースを多く消費します。

データ検索と分析の手間

人事データを検索・分析する際に手間がかかり、迅速な意思決定が困難でした。

アプローチ方法：クラウド型人事システムの活用

人事業務領域については、クラウドサービスが各種提供されており、勤怠管理や給与管理といった業務単位から一連業務の改善まで貢献します。

勤怠・給与データの一元管理

クラウド型人事システムにより、勤怠や給与データを一元管理し、業務効率を大幅に向上させます。

給与計算の自動化

残業時間や控除額を瞬時に計算する機能を活用し、計算ミスを防ぎつつ、作業時間を短縮できます。

データの可視化

ダッシュボード機能を利用してリアルタイムでデータを可視化し、現状把握と意思決定を迅速化します。

7.情報共有・コミュニケーション業務の効率化

情報共有やコミュニケーション業務は、企業全体の生産性に直結しますが、従来の方法では非効率性が目立ちました。この章では、効率的な情報共有とコミュニケーション手段を紹介します。

業務課題

メールや電話中心の共有

メールや電話による情報共有では、伝達漏れや遅延が頻発します。

煩雑なスケジュール調整

社員間のスケジュール調整が手間となり、会議や打ち合わせが業務時間を圧迫していました。

会議の多さ

会議が多く、参加者が必要以上に多いことで、本来の業務が圧迫されてしまいます。

アプローチ方法：効率化のためのツール活用

コミュニケーションや情報共有領域については、以下のようなさまざまなツールが活用できます。

チャットツールの導入

チャットツールで情報共有や意思疎通を行うことで、コミュニケーションを迅速化します。

プロジェクト管理ツールの活用

プロジェクト管理ツールは、タスクや進捗を一元管理し、効率的な業務推進を実現します。

オンライン会議システムの利用

オンライン会議システムを利用することで、リモート会議をスムーズに行い、時間と移動コストを削減できます。

ナレッジ共有プラットフォームの導入

ナレッジ共有プラットフォームを導入し、社内情報を体系的に整理して不明点を調べやすくします。近年はAIを搭載したシステムも多く、曖昧な検索でも情報を抽出しやすくなってきました。

この記事では、バックオフィスにおける主要な9業務における課題と対策方法を解説します。

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上に直結する重要なテーマです。各業務においてシステムやツールを活用して、課題の解決に取り組んでみてはいかがでしょうか。

電話対応の効率化ならIVRyがおすすめ

DXの一環として電話対応の効率化を検討しているなら、IVR（電話自動応答システム）の導入もおすすめです。電話自動応答の「IVRy（アイブリー）」なら、最短即日に導入可能です。

IVRyとは？

「IVRy」はIVR（Interactive Voice Response）を活用したサービスで、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の電話自動応答システムです。

日本全国どこからでも利用でき、初期費用不要・月額2,980円〜導入できることから、電話業務の負担軽減や人手不足解消のツールとして利用されるケースが増えています。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで電話の一次対応を行います。自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

複雑な問い合わせや担当者への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることができます。

電話代行サービスよりも導入が簡単

「IVRy」は導入の手間が少ないこともメリットのひとつです。コールセンターや電話代行サービスの場合、オペレーターへの事前インプットや綿密なコミュニケーションが必要になり、運用開始までに時間がかかることが多くあります。

「IVRy」は申し込み手続き完了後、利用デバイスに応じてアプリをインストールするか、ブラウザからログインして電話対応のルール（分岐）を設定するだけです。

月額2,980円〜最短即日から利用可能

「IVRy」は電話の自動応答のほかにも、迷惑電話対策や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。

電話対応の効率化や品質向上、業務改善をお考えなら、ぜひ「IVRy」をお試しください。