不動産管理業でのIVR利用による電話業務効率化の利用事例

このページは不動産管理業でのIVRy（アイブリー）利用のユースケースについて記載しています。不動産管理業におけるかかってくる電話のパターンは大きくわけて、物件オーナーからかかってくるパターン、入居者様からかかってくるパターン、不動産事業者からかかってくるパターンの3つに分かれます。

物件オーナーから受電のパターン

物件オーナーからのお電話の場合、リアルタイムで電話を受けたいことが多いと思いますので、想定のルールでは電話転送を設定し、直接電話がつながるように設定しています。IVRyの利用に置いて、電話転送ルールはリアルタイムに情報連携が必要な場合に利用すると、より業務効率化につながることが多いです。

利用者さまから受電のパターン

利用者さまからのお電話については、管理する物件数が増えれば増えるほど、どんどん問い合わせの数が増えてしまう傾向にあります。また、利用者さまからのお電話は、営業時間外の電話も多いのが実態です。そこで、利用者さまからのお電話については、SMSでの返信機能を利用し、Webフォームからの問い合わせに一元化することで、社内オペレーションが整理され、より迅速により正しい情報で対応することが可能です。また、クレーム等についても、一度フォーム等に流すことで、お客さまも冷静になられることが多く、建設的な対策や議論が進むことが多いということを聞くことも多いです。

不動産業者からの受電のパターン

最後に、不動産業者からの受電パターンですが、リアルタイムに受ける必要がないことが多いと想定できます。また、利用者さまからの問い合わせのように、SMS返信を利用し、Webフォームからの問い合わせに一元化する方法もありますが、問い合わせ内容がWebフォームなどで定型化することが難しいこともあるかと思います。そこで、今回は電話録音機能（留守電を残してもらう機能）を利用し、後日管理画面から録音内容を確認することで、必要な電話かどうかを判断し、その後の業務をすすめることも可能です。

まとめ

・不動産管理業の場合、主に物件オーナー・入居者・不動産事業者の3つの方向からの着信がある ・業務効率化のポイントとして、リアルタイムで受けたいものは電話転送機能を利用、リアルタイムでなくても良いもので定型化できるものは問い合わせフォーム、定型化しづらいものは音声録音機能にすることをおすすめしています。