DX推進にはどんなツールを選べば良い？目的別にご紹介！

DX技術を活用したシステムツールをDXツールといいます。DXツールを導入すると、最新のデジタル技術を手軽に利用することができ、業務効率化やマーケティング、ペーパーレス化、コミュニケーションほか、様々な企業活動に役立てることができます。

この記事では、目的別にどのようなDXツールを選べば良いかを紹介します。

そもそもDXとは？

DXとはDigital Transformationの略称で、最先端のデジタル技術を活用することで、私たちの生活に変革を起こすことを言います。

具体的には、Amazonが私たちの消費行動を大きく変えた事例や、iPhoneが私たちの日常を一変させた事例などが挙げられるでしょう。他にも、スマホ決済やモバイルバンキング、LINEに代表されるSNSアプリ、動画配信サブスクリプションサービス、お掃除ロボット、スマートスピーカーなど、私たちの日常を変革させたものや、企業はたくさんあります。

こうした新たなビジネスモデルを創出するには、DX技術の活用が欠かせません。DXツールを取り入れ、新時代を切り開く企業を目指しましょう！DX推進について、詳しくはこちらの記事に紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください！

DX推進をするためには？手順やポイントを解説！

DXツールの選び方は？何を基準に選べば良いか

DXツールには色んな種類があり、同じ目的でも多数の企業が開発しています。そのために「よく分からない」と感じる人も多いでしょう。DXツールの選び方を解説しますので、参考にしてください。

価格

DXツールには、月額数千円程度～という低コストで使えるものや、導入時に数百万円のコストを要するものなど、様々なものがあります。企業の規模や目的によって、必要となる費用は異なってきますが、まずは手ごろな価格で試しやすいものから導入するのが良いでしょう。

導入のしやすさ

DXツールの中には、タブレット端末を導入しなければいけない、サーバー機器を社内に設置しなければならない、など、設備投資が必要なものもあります。反対に、スマホが1台あればすぐに始められる、という手軽なものも。

導入に当たっては、最低利用期間が定められていることがあります。一度契約してしまうと半年は解約できないケースや、最低利用期間はなくても解約金を求められるケースもあります。

よく検討した上で導入するツールは構いませんが、導入の際には契約周りもよく確認してください。

使いやすさ

DXツールの使いやすさは、やはり実際に使って試してみるのが一番です。特にDXツールを初めて導入する場合、自分で使い方を理解できることはもちろん、サポート体制がしっかりしているところを選ぶのもおすすめです。

使い方に悩んだり、分からないことをすぐに聞ける、解決できるような体制が整っていると、安心してツールを使うことができるでしょう。

無料お試し期間が用意されているツールを選ぶのも良いですね。その際は、使い勝手を試すだけでなく、ぜひサポート機能も合わせてチェックしてください。

自社の課題が解決できるか

DXツールを導入する時に最も重要なポイントは、自社の課題を解決できるかどうかです。何の目的で、何をどんな風に解決したくて、そのDXツールを導入するのか、改めて振り返りましょう。

DXツールは、多機能・高機能になるほど、コストや導入までの期間が長くなる傾向にあります。場合によっては、あらゆる機能が一つにまとまったツールではなく、複数のツールを別々に入れた方がスムーズに問題解決できるかもしれません。

人手不足におすすめのDXツール

人手不足解消に役立つDXツールは、ワークフローシステム、RPA、HRテックなどに代表される業務効率化ツールです。それぞれ簡単に解説しましょう。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務の流れを電子化できる仕組みです。特に総務や人事、経理など事務処理に用いられることが多く、申請書の作成・提出・承認といったフローを効率化することができます。事務員の不足を解消しながら、紙の申請書を不要にし、テレワーク等の業務形態にも適している、というメリットがあります。

データがサーバー内に保管されることから、ビッグデータとして解析することで、さらなる業務効率化に役立てることもできるでしょう。

RPA

Robotic Process Automationの略で、人が手作業で行っていた業務をシステム化し、ロボットのようにこなすDXツールです。毎日行うような事務作業や、特にエクセルを使った業務の自動化に用いられることが多いです。

人手不足解消や長時間労働の改善に期待されているほか、人的ミスの削減にも役立ちます。

HRテック

Human Resource TECHnology、つまり人事のためのツールです。人手不足や少子高齢化に伴い、貴重な資源となる人的資産を最大限に活用しようと、大企業を始めとする多くの企業で利用され始めています。

タレントマネジメントシステム機能で、各社員の顔写真やスキル・能力・健康状況を把握し、最適な配置や育成を実現することができます。合わせて勤怠管理・給与計算などの事務手続きも効率化できます。

売上UPにおすすめのDXツール

売上UPに役立つDXツールとして、SFA、ERP、MA、BI、電子決済システムなどが挙げられます。

SFA

Sales Force Automationの略で、営業を見える化するツールと言われます。顧客情報と合わせて過去の商談履歴・名刺履歴を記録する機能や、案件ごとの進捗状況や見込み度、見積もり、売上を把握する機能、商談予定を管理するスケジューリング機能などが搭載されています。

営業マンのデータを数値化したり、過去の実績を解析することもでき、全社的に営業力を底上げするのに役立ちます。

ERP

Enterprise Resources Planningの略称で、経営層向けの情報戦略ツールです。企業の資源となるヒト・モノ・カネを最適配分するために、各部署に点在している情報を一元管理することを目的としています。

情報を一極集中させることで、スピーディな意思決定や、会計管理にも役立ちます。生産管理・販売管理・在庫管理を合わせた総合型も多く利用されています。

MA

Marketing Automationの略称で、マーケティングにまつわる調査や資料の用意などを自動化するツールです。見込み客のデータを収集したり、データを解析してレポートを作ったり、見込み客を選別して絞り込みを行う、見込み客の個人情報を管理する、といった一連のマーケティング作業を自動で行います。

見込み客へ自動でメール送信するなど、アプローチも自動化できるツールもあります。近年では営業よりもマーケティング戦略の方により力を注ぐ企業も増えており、MAの重要性は高まっています。

BI

Business Intelligenceの略で、意思決定を支援するためのツールを指します。膨大な情報を収集・管理・分析し、専門家の意見を聞かなくても、経営層が意思決定できるようになります。

データ加工機能により、「過去十年の売上・経費推移」「商品別売上状況」「月別売上高」といったように、目的に合わせたデータを簡単に抽出し、自動的にグラフやレポート化することができ、条件を登録して定期的に出力することも可能です。

電子決済システム

クレジットカードが不要という点で積極的に利用するユーザーも多く、ポイントが貯まるという点からリピーター獲得にも役立つと言われています。売上UPだけでなく、レジ業務の効率化や会計管理の効率化にも役立つツールです。

CMS

Contents Management Systemの略で、WEBサイト構築素材を一元管理するシステムを言います。ECサイトや公式WEBサイトを作るのに利用し、クオリティの高いページを簡単に作るのに役立ちます。

売上UPにつながるほか、サイト構築業務の効率化や、外注費用削減などコストダウンにもつながるでしょう。

顧客管理におすすめのDXツール

顧客管理におすすめしたいDXツールとしては、CRM、オンライン会議ツール、チャットツールなどが挙げられます。

CRM

Customer Relationship Managementの略称で、 顧客との関係性を管理するためのツールを指します。顧客一人一人の個人情報と合わせて、過去の問い合わせ履歴や購入履歴を記録し、リピーター育成や販促アピール、広告戦略に生かすことができます。

顧客とのコミュニケーションを活発化させるのにも役立ちます。

オンライン会議ツール

コロナ禍に伴ってオンライン会議ツールがさかんに利用されるようになりました。近頃ではオンライン訪問・オンライン相談など、直接店頭へ行かずに商談・相談ができるようなお店も増えています。

顧客ばかりでなく、取引先や企業内での会議にも利用でき、リモートワークにも適しています。

チャットツール

社内向けのコミュニケーションツールとして利用されるのが一般的ですが、最近では取引先企業との相談や資料共有にも利用されるようになりました。

DX化を浸透、継続させるには？

「DX化を進めたい」と重要視する企業は増えていますが、その一方でDX化に難航している企業も多いと言われます。DX化を浸透させ、継続させるには、どんなポイントがあるのでしょうか？

マニュアル作成

DXツールを利用するには、社内全体でツールを使いこなすことが大切です。専任の担当者を設けることは重要ですが、DXツールを使うことでどんなメリットがあるのか、どういう仕組みなのか、全体でも周知しておくことが大切です。

その手助けとなるのがマニュアルです。DXツールごとにマニュアルを用意し、その都度勉強会を開くのも良い方法と言えます。その際はマニュアルを電子化し、いつでもすぐに閲覧できる環境を用意しておくのも重要です。

誰が使ってもわかりやすいツールの導入

DXツールを浸透、継続させるには、一目で直観的に使い方を理解できるような、分かりやすいツールを利用することも重要です。手順が複雑なものや、マニュアル通りにやらないとすぐに故障してしまうようなツールは、長続きするとは考えにくいです。

DX化を浸透、継続させるポイントについては、こちらの記事でより詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください！

「DX推進をするためには？手順やポイントを解説！」

DXツール導入の注意点とは？

DXツールを導入する際は、自社にふさわしいツールを選ぶことが前提となります。業務プロセス変革や働き方改革がないと、ふさわしいDXツールとは言えないのです。

導入したものの、スタッフのスキルとそぐわないパターンや、操作に専門知識が必要というパターンだと、ツールを使いこなすことはできません。当然、変革をもたらすことはできないでしょう。

事前にコストを見積もりすることも重要です。前もって設備投資が必要な場合、回収の見込みがあるか、どれほどの効果が見込めるのか、予想を立てましょう。

電話業務もDXができる

日本企業では、従来より電話を活用したビジネスモデルが多用されています。しかし時代が変化し、人手不足が顕在化している今では、電話業務が負担になっている企業も多いでしょう。

そこで電話業務のDX化が注目を集めています。電話DXツールを活用すると、よくある質問には自動で回答したり、かかってきた電話番号へSMSを返送したり、担当者へ直接電話を転送する、伝言を録音する、といった使い方ができます。

これにより電話受付や電話番が不要になるほか、電話が鳴るたびに業務の手を止める必要がなくなり、業務に集中できる、といったメリットが挙げられます。

電話業務のDXについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。

電話対応のDX化とは？電話業務を効率化して、負荷とストレスを解消する方法を紹介！

IVRyで電話DXを実現した事例を紹介

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話自動化を実現する電話DXツールです。月額3,000円～という低コストで利用でき、申し込んだその日から稼働できる手軽さも人気です。

宿泊業を営んでいる企業では、かねてより電話代行サービスを利用していました。しかし問い合わせの件数が増える土日には対応ができず、それも当たり前のことだと考えていたそうです。

IVRyを導入すると土日ばかりか深夜など営業時間外の対応もできるようになり、電話の取りこぼしが減ったことを実感されています。電話業務にかかる時間が削減され、他の業務に割ける時間も増えました。今後は顧客管理機能を活用し、リピーター獲得につなげたい、とのことです。

詳しくはこちらの記事で紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください！

「宿泊の問い合わせが多い土日や深夜の電話対応を自動化！顧客リストや受電データも有効活用【OKUTAMA＋】」

まとめ

DX推進に役立つツールは、様々な種類のものがあります。大規模なものから小規模なものまでありますが、まずはコストを抑えて気軽に導入できるものから試してみるのはいかがでしょうか？

電話自動応答サービスIVRyなら、申し込んだその日から電話業務を効率化でき、最低利用期間などの使用条件はありません。インターネットに接続できるスマホやPCがあれば、すぐに使い始めることができますよ。DXツールを検討しているなら、ぜひIVRyも合わせてご検討ください！