ホテルの電話DXで予約電話を効率化する方法とは

ホテルのフロントには毎日多くの電話がかかってきます。中でも特に多いのが、予約に関する電話ではないでしょうか。ホテルのフロントでは受付業務のかたわら予約電話の対応をすることが多く、深夜帯は一人で任されることも珍しくありません。

ホテルで予約電話の対応を効率化するために、電話DXを導入する方法について解説します。

ホテルの予約電話の課題

ホテルへの電話は予約の用件がかなり多い

ホテルにかかってくる電話のうち、予約に関する電話は半分以上を占めると言われています。予約数は空室率に直結するので、できるだけたくさん予約があることが理想的です。

しかし電話対応の人手が足りないときなどは電話を取りこぼす可能性があり、機会損失を出してしまうのです。

電話対応の度に人手や時間が取られる

予約の電話に対応するときは、その都度、人手や時間が取られてしまいます。コロナ禍を受けて人員整理を行ったホテルも多く、電話対応に回る人手が不足しているところもあるようです。

電話内容のメモが面倒、漏れが出やすい

宿泊予約を電話で受け付けるときは、宿泊予約に必要な情報は住所や代表者氏名、電話番号など、詳細な情報を細かく聞かなければなりません。

こうした情報を保管するために、メモを取りながら対話することになりますが、忙しい時間帯や、ホテルが混雑している時などは電話対応に集中できず聞き漏れがあったり、メモの管理を失念したりしてしまうこともあります。

深夜も予約の電話がかかってくる

ホテルは深夜の時間帯でも業務があることから、予約の電話がかかってくることが多いと言われます。しかし実際は、深夜帯には人員を減らして対応しているところがほとんどです。

深夜に予約の電話がかかってくると、ほかの業務に手を取られて電話の取りこぼしや、電話対応をしていて緊急事態に対応できないといった可能性も考えられます。

電話に出られないことでクレームにもつながる

一方、電話に出られなかったときは顧客側に不満が生まれ、クレームにつながったり、顧客満足度を下げたり、ほかのホテルへ予約するなどの機会損失につながる可能性もあります。

ホテルへの予約電話のメリット

予約電話にはいくつかの課題がありますが、メリットもあります。それぞれの項目に分けて解説しましょう。

機会損失が防げる

ホテルにとっては、予約電話を対応することが機会損失を防ぐことにつながります。予約の数を増やし、売上の見通しを立てることができるので、空室率が高くなりそうなときには宿泊料金を下げる、広告を追加する、などの対策がしやすくなります。

予約のスピード感がある

顧客にとっては、電話での予約が最もスピード感があり、確実に予約できた、という安心感を得ることができます。中にはオンラインで予約をして、予約できているかどうか電話で確認する、といったケースもあるなど、電話予約の信頼性は高いようです。

わからないことを電話口で解決できる

顧客にとっては、電話で予約をするときにその場で質問をすることができる、という利便性があります。メールによるやり取りよりも早く回答を得られる可能性が高いので、電話での問い合わせは大きなメリットがあるのです。

ホテルの予約電話の効率化をするメリット

目の前のお客様の接客や業務に集中できる

ホテルにかかってくる予約電話に効率よく対応するために、電話DXによる自動化はいかがでしょうか。電話効率化が実現すれば、予約電話はシステムが自動で受け付け、従業員は目の前のお客様の接客や通常業務に集中することができます。

予約の受注ミスを減らすことができる

電話DXによる自動化ができると人為的ミスを減らすことにつながります。電話対応が不要になるだけでなく、間違いなく確実な情報を保管することができるでしょう。

電話対応に割かれる人員・人件費を削減できる

電話効率化DXを導入すると、電話対応に割かれる時間や人員が大幅に削減されるので、人件費の節約や、効率的な運営が実現します。詳しくはこちらの記事でも紹介しています。合わせてご覧ください！

ホテルのフロントで少人数運営を実現するには！？ワンオペの課題を電話自動化で解決する方法

IVRの導入方法

IVRを導入する方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。

1.ビジネスフォンやPBXを導入する

2.オンプレミス型IVRを導入する

3.クラウド型IVRを導入する

まず、IVR機能を備えたビジネスフォンやPBX（電話交換機）を導入する方法です。

これらの機器を設置することで、企業内の内線通話や外線通話を効率的に管理できます。ただし、機種によってIVR機能の有無や仕様が異なるため、選定時には必要な機能と拡張性などを確認する必要があります。

次に、オンプレミス型IVRを導入する方法です。

オンプレミス型IVRは、企業内にCTI（Computer Telephony Integration）と呼ばれる機器を設置して運用する形態です。IVR機能としては非常に網羅的で高性能ですが、電話交換機の設置工事が必要なため、導入費用が高額になる傾向があります。

最後に、クラウド型IVRを導入する方法です。

クラウド型IVRはインターネット経由で提供されるため、専用機器の設置は必要なく、初期費用を低く抑えられます。導入が簡単で低コストでありながら、自動音声応答、音声録音、音声の文字起こしなど、電話対応に必要な機能が揃っているため、特におすすめの選択肢です。

IVRyならたったの4STEPでIVRを導入できます

電話自動応答システムの「IVRy（アイブリー）」はクラウド型IVRのサービスを提供しています。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでIVRyの利用設定は完了です！

月額2,980円〜の低価格でIVRを導入できる

「IVRy」は電話の自動受付（IVR機能）の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。

クラウドサービスのため初期費用や工事費などは必要なく、インターネット回線があれば、誰でも手軽にIVRを導入することができます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

一般的なIVRでは音声ガイダンスをスタッフが直接吹き込んだり、各業者に依頼して設定することが多いですが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

手軽かつ低価格でIVRを導入したい、すぐに電話対応を自動化したいという方は、まずは「IVRy」の無料トライアルをお試しください。